Emitir folhas de pagamento é parte fundamental da rotina de qualquer empresa pois é crucial para o cumprimento de suas obrigações legais. Mas, entre cálculos, prazos e normas específicas, é comum que o processo gere dúvidas — especialmente para quem está lidando com essa responsabilidade pela primeira vez.
Para te apoiar, criamos um conteúdo com orientações que vão te ajudar no passo a passo para elaborar a folha de pagamento de forma correta, evitando erros e garantindo que sua empresa se mantenha em dia com a legislação.
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento obrigatório que registra os vencimentos, descontos e encargos relacionados à remuneração dos funcionários. Prevista nos artigos 464 e 225 do Decreto 3.048/1999, ela não possui modelo padrão e, por isso, pode ser adaptada conforme a necessidade da empresa, desde que cumpra as exigências legais.
Além de assegurar o pagamento correto dos salários, a folha cumpre função contábil, fiscal e trabalhista essencial para a gestão empresarial.
Elaborar a folha de pagamento não é uma opção, mas sim uma obrigação para que negócios de qualquer porte e segmento se mantenham em conformidade com a lei. O documento pode ser utilizado como prova em casos de ações trabalhistas, seja a favor do colaborador ou da empresa. Por isso, é muito importante que as informações sejam inseridas corretamente.
Mesmo sendo um dever, a emissão da folha de pagamento pode contribuir positivamente com o desenvolvimento da empresa, especialmente na contratação e gestão de funcionários. Afinal, por conta da descrição das despesas, é possível garantir um melhor controle financeiro.
Qual a diferença entre folha de pagamento e holerite?
O holerite - também conhecido como contracheque - é um documento entregue mensalmente para cada colaborador de uma empresa com informações sobre sua remuneração. Nela, constam dados como salário bruto, salário líquido, número de dias trabalhados, horas extras e descontos.
Já a folha de pagamento é direcionada para o gerenciamento interno da empresa, onde a empresa tem acesso aos registros de todos os funcionários.
Quais são os principais descontos da folha de pagamento?
Além de impostos, existem benefícios que podem influenciar os valores expostos na folha. Saiba mais a seguir.
INSS
A contribuição para o INSS, que garante ao trabalhador acesso a benefícios como aposentadoria, salário-maternidade e auxílio-doença, é descontada diretamente na folha de pagamento.
O valor da alíquota pode variar de 7,5% a 14% de acordo com o salário bruto de cada colaborador.
IRRF
O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é outro desconto que deve estar registrado no documento. A alíquota pode variar de 7,5% a 27,5%, dependendo do salário do colaborador.
FGTS
O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) é um programa do Governo Federal para garantir uma reserva financeira ao trabalhador, que pode ser retirada em casos como demissão sem justa causa (feita pelo empregador), término de contrato por prazo determinado, aposentadoria, entre outras situações.
Na folha de pagamento, é necessário considerar um depósito mensal de 8% do salário, pago integralmente pelo funcionário.
Benefícios
A lei garante que alguns benefícios possam ser descontados do salário do colaborador, como ocorre no caso do vale-transporte, que conta com taxa máxima de 6%.
Faltas e atrasos sem justificativas legais
O atestado médico, por exemplo, garante uma justificativa para ausências e atrasos. Caso não seja apresentado nenhum comprovante legal, o empregador tem o direito de descontar as horas ou dias de não comparecimento do trabalhador — ação que pode interferir na folha de pagamento.
Passo a passo de como fazer a folha de pagamento
Embora não haja um modelo ideal de folha de pagamento, existem dicas que fazem toda a diferença para facilitar a emissão do documento.
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Tenha em mãos os dados necessários
A folha de pagamento deve contar com informações completas sobre o funcionário e seus recebimentos. Pensando nisso, é necessário reunir:
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Dados pessoais do empregado;
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Dados da agência e conta do empregado;
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Cargo e função;
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Número de dias trabalhados;
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Dados do empregador;
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Valores de salário bruto, salário líquido, horas extras, entre outras características ligadas ao pagamento.
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Controle o quadro de colaboradores
Além de realizar novas contratações e demissões, é possível que o cargo ou a função de alguns colaboradores mudem ao longo do tempo. Sendo assim, é fundamental que o departamento de recursos humanos da empresa seja organizado, registrando qualquer alteração em seu quadro de funcionários e evitando erros na folha de pagamento.
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Categorize os funcionários
As bases de cálculos e descontos, por exemplo, podem variar de acordo com a área de atuação de cada colaborador. Para facilitar o processo de elaboração do documento, é válido definir categorias que façam sentido para o negócio.
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Atente-se às horas extras
Como informamos anteriormente, as horas extras devem ser contabilizadas na folha de pagamento. No entanto, vale lembrar que o valor pode variar de acordo com o dia em que o trabalho foi excedido.
Durante a semana, o colaborador tem direito a receber 50% a mais, enquanto nos finais de semana, o valor sobe para 100%. Existem outras regras ligadas às parcelas extras, por isso, caso o documento seja elaborado manualmente, é importante que haja conhecimento da legislação trabalhista por parte do profissional responsável.
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Calcule os descontos
Diversos descontos devem ser feitos diretamente na folha de pagamento, como contribuição para o INSS e vale-transporte. Cabe à empresa realizar o cálculo e repassar os valores aos órgãos correspondentes.
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Atenção ao prazo de pagamento
De acordo com as regras presentes na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o empregador deve pagar a remuneração estabelecida para o empregado até o quinto dia útil de cada mês. Cumprir este prazo é importante para evitar juros, correção monetária do salário e até mesmo problemas judiciais para a empresa.
Como calcular a folha de pagamento?
Antes de aprender como funcionam os cálculos, é necessário entender a diferença entre salário bruto, salário líquido e remuneração.
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Salário bruto: é o valor registrado na carteira de trabalho, sem considerar descontos e outras variações;
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Remuneração: abrange o salário bruto, horas extras, comissões e adicionais como o noturno, de insalubridade ou periculosidade, quando se aplicam;
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Salário líquido: trata-se do valor que, de fato, será recebido pelo funcionário, com todos os descontos já inseridos.
Para o cálculo da folha de pagamento, é possível utilizar a seguinte fórmula:
Salário líquido = Salário bruto - descontos obrigatórios + benefícios + horas extras + férias + 13º salário.
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