A preparação para a Reforma Tributária não acontece apenas no cálculo dos impostos. Em 2026, uma parte importante do trabalho está nos bastidores: atualizar o emissor de notas fiscais, revisar os sistemas utilizados pela empresa e corrigir os cadastros de produtos, serviços, clientes e fornecedores.
Isso é necessário porque os documentos fiscais eletrônicos passam a receber informações relacionadas à Contribuição sobre Bens e Serviços, a CBS, e ao Imposto sobre Bens e Serviços, o IBS. Para preenchê-las corretamente, a empresa precisa combinar tecnologia atualizada, dados organizados e orientação contábil.
O cronograma não é igual para todos. Para empresas do regime regular, a emissão de NF-e e NFC-e dentro do novo modelo começou em 3 de agosto de 2026. Para boa parte das NFS-e, os prazos começam em outubro ou dezembro. Já para optantes pelo Simples Nacional, a obrigatoriedade foi estabelecida para 1º de janeiro de 2027.
O que mudou nas notas fiscais em 2026?
Os novos layouts dos documentos fiscais incluem campos próprios para registrar informações como situação tributária, classificação da operação, base de cálculo e valores relacionados ao IBS e à CBS.
Em 2026, o modelo funciona como uma etapa de teste. As alíquotas previstas são de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS. O contribuinte que cumprir as obrigações acessórias conforme as normas vigentes pode ficar dispensado do recolhimento desses valores durante o período de teste.
Um ponto merece atenção: em agosto de 2026, a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS suspenderam as validações que fariam alguns documentos serem rejeitados automaticamente pela ausência dos novos campos. Isso significa que NF-e, NFC-e, CT-e e outros documentos abrangidos pela medida continuam sendo autorizados mesmo sem essas informações.
A flexibilização, porém, não deve ser interpretada como um cancelamento da adaptação. Ela oferece mais tempo para testar processos e corrigir falhas antes que as validações sejam retomadas.
Checklist para preparar sua empresa para a Reforma Tributária
1. Confirme o regime tributário e o prazo da empresa
O primeiro passo é entender em qual cronograma o negócio está enquadrado. Uma pequena empresa não está necessariamente no Simples Nacional. Ela também pode estar no Lucro Presumido ou no Lucro Real e, nesse caso, seguir os prazos do regime regular.
Confirme com a contabilidade:
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Qual é o regime tributário atual;
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Quais documentos fiscais a empresa emite;
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Quais prazos se aplicam a essas notas;
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Se existem operações sujeitas a tratamentos específicos.
Essa verificação evita tanto atrasos quanto alterações feitas antes da definição técnica necessária.
2. Verifique se o emissor de notas está atualizado
Entre em contato com o fornecedor do sistema emissor, ERP, plataforma de vendas ou software de frente de caixa. Pergunte objetivamente se a versão utilizada já contempla os novos leiautes de IBS e CBS.
Para NF-e e NFC-e, as atualizações técnicas são publicadas no Portal da Nota Fiscal Eletrônica. A Nota Técnica 2025.002, por exemplo, reúne mudanças de leiaute e regras relacionadas à Reforma Tributária do Consumo.
Também é importante saber:
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Se a atualização é automática;
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Se haverá custo adicional;
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Se o sistema possui ambiente de homologação;
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Quem será responsável por configurar as regras tributárias;
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Como serão comunicadas futuras mudanças.
Não basta o fornecedor dizer que o sistema “está preparado”. A empresa precisa testar se ele está preparado para as suas operações.
3. Revise o cadastro de produtos e serviços
Cadastros incompletos ou desatualizados podem gerar classificações incorretas, cálculos inconsistentes e retrabalho na emissão das notas.
Revise, conforme o tipo de operação:
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Descrição do produto ou serviço;
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NCM dos produtos;
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Código do serviço ou NBS, quando aplicável;
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Origem da mercadoria;
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Código de Situação Tributária do IBS e da CBS;
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Código de Classificação Tributária, o cClassTrib;
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Possíveis reduções, isenções ou regimes específicos.
O cClassTrib relaciona a operação ao tratamento previsto na legislação. Por isso, não deve ser preenchido apenas copiando o código utilizado em outro produto ou empresa. A classificação precisa ser validada com apoio contábil ou tributário.
4. Atualize clientes e fornecedores
Cadastros de clientes e fornecedores também influenciam a emissão dos documentos e a integração entre sistemas.
Verifique principalmente:
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CPF ou CNPJ;
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Razão social;
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Endereço completo;
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Município e estado;
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Inscrição estadual ou municipal, quando necessária;
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Tipo de cliente;
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Regime ou condição tributária, quando relevante.
Cadastros duplicados, endereços incompletos e documentos inválidos devem ser corrigidos antes dos testes.
5. Faça testes com operações reais
Não limite o teste a uma venda simples. Simule situações que realmente fazem parte do dia a dia da empresa, como:
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Vendas com desconto ou frete;
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Devoluções e cancelamentos;
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Vendas interestaduais;
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Prestação de serviços para outras cidades;
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Vendas por e-commerce ou marketplace;
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Bonificações, brindes ou remessas;
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Operações com mais de um item e tratamentos tributários diferentes.
Confira se os dados aparecem corretamente no XML e se chegam à contabilidade, ao estoque, ao financeiro e às plataformas integradas.
6. Defina quem faz o quê
A adaptação não deve ficar concentrada apenas no contador ou no fornecedor do software.
A contabilidade pode validar os tratamentos tributários. O fornecedor do sistema implementa os campos e regras técnicas. A empresa, por sua vez, precisa manter os cadastros corretos, testar as operações e informar mudanças em produtos, serviços ou processos.
Registrar responsáveis e prazos reduz o risco de cada parte imaginar que a tarefa está sendo executada por outra.
7. Acompanhe novas versões e orientações
As regras técnicas continuam sendo atualizadas ao longo de 2026. Por isso, acompanhe os comunicados da Receita Federal, do Comitê Gestor do IBS, da prefeitura e da Secretaria da Fazenda responsável pelos documentos emitidos pela empresa.
Sempre que houver uma atualização, verifique se ela exige:
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Nova versão do sistema;
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Revisão de cadastros;
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Alteração de regras tributárias;
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Novos testes;
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Treinamento de quem emite as notas.
Empresas do Simples Nacional precisam se preparar agora?
Para os optantes pelo Simples Nacional, incluindo os MEIs, o início da obrigatoriedade dos documentos fiscais previstos no cronograma foi adiado para 1º de janeiro de 2027.
Isso não significa que o tema possa ser deixado para dezembro. O ano de 2026 pode ser usado para revisar cadastros, conversar com o contador, acompanhar as atualizações do emissor e testar as novas informações sem comprometer a rotina da empresa.
A preparação antecipada é especialmente importante para negócios que possuem muitos produtos, vendem em diferentes estados ou utilizam sistemas integrados a lojas virtuais, marketplaces e plataformas financeiras.
O erro mais comum é deixar tudo para o sistema
O software facilita a emissão, mas não decide sozinho qual é a classificação tributária correta de cada operação. Da mesma forma, a contabilidade pode orientar sobre os códigos, mas depende de informações atualizadas sobre o que a empresa vende, como vende e para quem vende.
Por isso, a adaptação à Reforma Tributária deve ser tratada como um projeto conjunto de organização de dados, revisão fiscal e atualização tecnológica.
Uma boa forma de começar é escolher uma operação comum da empresa e acompanhar todo o caminho: cadastro do produto, registro da venda, emissão da nota, integração contábil e lançamento financeiro. Depois, o processo pode ser repetido com situações mais complexas.
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Organização financeira também faz parte da adaptação
Mudanças tributárias podem afetar sistemas, preços, contratos e a rotina financeira do negócio. Manter as movimentações da empresa separadas das despesas pessoais facilita o acompanhamento do caixa e o planejamento das próximas etapas.
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Este conteúdo tem caráter informativo e não substitui a orientação individualizada de profissionais de contabilidade ou consultoria tributária.
