Existem vários manuais extremamente úteis para o bom desempenho das empresas, mas a verdade é que são poucas as companhias que se preocupam em redigi-los.
Mesmo que o objetivo seja comum em todos eles – fornecer regras, diretrizes e padrões a serem seguidos – alguns documentos não exercem o papel esperado: para serem efetivos, devem ser escritos em linguagem clara, baseado em informações atuais do mercado.
Para as pequenas e médias empresas, os manuais mais recomendados são:
MANUAL DE OPERAÇÕES As PMEs devem possuir um manual que descreva como funcionam seus processos – com ele, é possível estabelecer e programar o cotidiano da empresa. Seu conteúdo pode variar nos detalhes, mas deve ser composto, principalmente, pela história da empresa; missão, visão e valores; estrutura organizacional; produtos e serviços; e políticas da empresa.
MANUAL CONTRA CRISE Em um ambiente corporativo, uma crise pode ameaçar o crescimento da companhia e as atividades diárias de todos os colaboradores – uma ferramenta que pode conter os efeitos negativos é o Manual Contra Crise.
O objetivo do documento é apresentar quais decisões devem ser tomadas quando uma crise acometer a empresa. Para que o manual seja útil, é preciso que ele considere todas as situações internas e externas que podem ocasionar ou ser caracterizada como crise.
A empresa não pode ignorar nenhum cenário que possa prejudicar sua reputação, lucro ou imagem perante a sociedade – garantindo que esteja preparada para o futuro.
MANUAL DE IDENTIDADE VISUAL Para a comunicação de uma empresa ser efetiva, todos os canais, campanhas e ações devem conversar entre si. Por isso, as organizações devem criar uma identidade corporativa forte e consistente. O manual de identidade visual deve apresentar as cores padrão, logotipo e suas aplicações, tipografia, aplicação em cartões de visita e papelaria, design na web etc.
MANUAL ORGANIZACIONAL Para que a empresa possa ser gerida de maneira eficiente, deve ter, de forma detalhada, os papeis e funções existentes de cada colaborador dentro da organização. O manual deve conter a descrição das atividades, perfis, necessidades e habilidades de quem ocupa determinado cargo e qual o papel desse colaborador dentro da companhia.
MANUAL DE CONDUTA Os funcionários de uma empresa devem agir da mesma maneira – seguindo o mesmo padrão de comportamento. O manual de conduta define exatamente quais as diretrizes que cada colaborador deve seguir: como deve ser o comportamento no ambiente de trabalho e nas relações comerciais; o que evitar dentro da empresa; quais são as regras para cada função e atividade; quais as responsabilidades do colaborador como funcionário; como agir com informações confidenciais etc.
