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Controle de estoque: o que é, para que serve e dicas para fazer o seu

A imagem mostra uma pessoa fazendo o controle do seu estoque de produtos - que, nesse caso, são frutas.

O que você precisa saber: 

  • O estoque é um dos ativos mais importantes de uma empresa; 

  • Fazer o controle de estoque é fundamental para evitar prejuízos financeiros e falta de produtos para venda; 

  • Existem técnicas que podem ser usadas para fazer o controle de estoque de cada tipo de empresa. 

O estoque é um dos bens mais importantes que uma empresa tem. Mas, nem todos que empreendem sabem do valor ou da importância que ele tem – e isso coloca qualquer empresa em risco. 

Então, é importante, além de entender a importância do estoque, saber como fazer o controle de estoque. Isso traz vantagens para a empresa que estão além de manter itens organizados e fáceis de encontrar. 

Por isso, nesse conteúdo, nós do Prospera Santander vamos te contar sobre a importância de fazer o controle de estoque e te dar dicas para fazer o seu. 

Continue lendo e saiba tudo sobre o controle de estoque! 

O que é controle de estoque? 

Também chamado de gestão de estoque, o controle de estoque é uma ferramenta de monitoramento que controla o fluxo de material dentro de uma empresa. 

Com ele, é possível ter dados sobre custos da empresa, quantidade de vendas e lucros, sazonalidade e obsolescência dos itens, além de analisar e se antecipar para fazer compras, garantindo que não faltem itens no estoque. 

Isso é importante para que as vendas continuem sendo feitas e os serviços continuem sendo prestados normalmente, atendendo a demanda dos clientes. 

Para que serve o controle de estoque? 

Ter um controle de estoque traz diversas vantagens para a empresa. Essa gestão serve para: 

  • Aumentar e melhorar do espaço de armazenamento da empresa; 

  • Reduzir os custos de armazenamento; 

  • Facilitar na hora de identificar e localizar itens; 

  • Evitar que produtos procurados pelos clientes faltem; 

  • Evitar a compra excessiva de produtos que já estão no estoque; 

  • Evitar a perda de itens devido a deterioração e a obsolência; 

  • Melhorar a saúde financeira da empresa, evitando gastos desnecessários e perda de produtos. 

Como fazer controle de estoque? 

Geralmente, o controle de estoque é feito em uma planilha ou com o uso de um software específico para essa função, que é integrado com outras funções necessárias para manter um negócio. 

Além disso, existem muitas técnicas e métodos para fazer o controle de estoque de uma empresa. 

Agora, vamos te mostrar como montar uma planilha de controle de estoque e depois falar sobre as técnicas que podem ser usadas para registrar entradas e saídas e calcular o valor em estoque. 

Como montar uma planilha de controle de estoque? 

A planilha de controle é uma ferramenta essencial para quem quer realizar a gestão de estoque, mas ainda não é adepto ao uso de um sistema de controle de estoque para esse monitoramento. 

Com o seu uso e atualização, é possível não apenas saber quais os itens em estoque, mas também suas datas de entrada, saída, códigos correspondentes e outras informações úteis para a gestão dos produtos em estoque, evitando problemas como falta de produtos ou compras desnecessárias. 

Para fazer a planilha de controle de estoque, é necessário montar um documento — no Excel, Google Sheets ou outro aplicativo que disponibilize a função planilha — com as seguintes informações: 

Coluna de entradas 

  • Quantidade de itens que entraram em estoque; 

  • Código do produto; 

  • Descrição do produto; 

  • Unidade de medida; 

  • Data de entrada (dia, mês e ano); 

  • Informações do fornecedor (nome e contato). 

Coluna de saídas 

  • Quantidade de itens que saíram do estoque; 

  • Código do produto; 

  • Descrição do produto; 

  • Unidade de medida; 

  • Data de saída (dia, mês e ano); 

  • Motivo da saída — venda, perda do produto, obsolescência. 

Ela deve ser atualizada regularmente e rigorosamente, assim como outras ferramentas que fazem parte do dia a dia da gestão da empresa, como fluxo de caixa

Microcrédito Prospera Santander

Quais são as técnicas que podem ser usadas para o controle de estoque? 

Existem diferentes técnicas de controle de estoque que podem ser utilizadas pelo seu negócio na hora de fazer essa gestão. 

Esses cinco métodos registram as entradas e saídas de estoque, além de calcular os valores em estoque, e, por isso, são os mais utilizados pelas empresas nesse monitoramento. 

  1. PEPS 

Sigla para "Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair", o PEPS é uma das metodologias mais utilizadas pelas empresas e estabelece que mercadorias que são mais antigas no estoque são as que devem ser vendidas primeiro — evitando a sua obsolescência ou deterioração. 

Esse método é recomendado para empresas que vendem ou trabalham com produtos perecíveis, como mercados, farmácias e restaurantes. Além disso, o PEPS — junto ao Custo Médio, sobre o qual falaremos mais para frente — é um dos únicos métodos de gestão de estoque aceitos pela Receita Federal para o cálculo do Imposto de Renda

  1. UEPS 

Ao contrário do PEPS, o UEPS (sigla para "Último a Entrar, Primeiro a Sair") dita que as últimas mercadorias a entrarem no estoque devem ser vendidas primeiro.  

Utilizar o UEPS exige também que a empresa tenha um maior controle sobre as avarias, obsolências e perda de produtos, o que torna esse método pouco recomendado para quem trabalha com produtos que estragam rapidamente. 

  1. Just In Time (JIT) 

O “Just In Time” (expressão em inglês para “no momento certo” ou “bem a tempo”) é um método que garante a redução dos custos de armazenamento dos produtos. Isso porque ele é usado para manter o estoque em seu menor nível possível, garantindo que ele seja o suficiente apenas para atender a demanda da empresa.  

O JIT exige uma gestão rigorosa e muito atenciosa da parte dos gestores, além de fornecedores parceiros que cumpram as entregas dentro do prazo e na frequência necessária, evitando a perda de oportunidades de venda. 

  1. Curva ABC 

A Curva ABC utiliza três critérios para classificar os itens do estoque e definir a importância de sua manutenção: o giro, o faturamento e a lucratividade. Com base nesses critérios, os itens estocados são classificados em três tipos. 

O tipo A engloba as mercadorias com giro médio e que geram alta lucratividade para a empresa. Podem não ser os mais numerosos em estoque, mas são os de maior valor e, consequentemente, os mais importantes. Por isso, devem ser controlados rigorosamente. 

O tipo B se refere aos itens mais numerosos no estoque e que possuem valor médio. O foco de controle aqui é a quantidade em estoque, já que a rotatividade e a lucratividade gerada por eles para a empresa é média. 

Já os itens de tipo C são aqueles que possuem menos demanda dos clientes e, por isso, possuem pouco valor. Não é necessário controlá-los com muito rigor e pode-se manter poucas quantidades no estoque, apenas para atender demandas pontuais. 

  1. Custo Médio 

Esse método de gestão de estoque é usado para calcular o valor monetário dele com o uso da Média Ponderada Móvel (MPM) — outro nome pelo qual ele é conhecido. 

Com o uso da média ponderada, ele determina os valores do estoque toda vez que há a entrada de mercadorias novas nele. 

A fórmula para o cálculo da Média Ponderada é a seguinte: 

Custo Médio = Valores dos produtos antigos + Valores dos produtos novos/Quantidade de itens em estoque 

4 dicas para fazer seu controle de estoque 

Nós do Prospera temos algumas dicas para te ajudar a fazer o controle de estoque do seu negócio. Veja quais são elas agora! 

  1. Planeje sempre 

Controlar o estoque é uma tarefa que precisa de muito planejamento e que nunca acaba. Por isso, se prepare para revisar e atualizar seus planos relacionados a esse monitoramento sempre. Isso evita erros que podem ser prejudiciais para o seu negócio. 

  1. Faça a dupla checagem 

Sempre cheque duas vezes. Essa revisão de informações, tanto nas entradas quanto nas saídas de estoque, que vão desde saber se as quantidades batem até se as datas registradas estão corretas, é a garantia de que seu controle de estoque estará blindado de erros, que podem custar vendas e o sucesso da empresa. 

  1. Tenha um estoque crítico 

Estude quais são os produtos com maior rotatividade, ou seja, aqueles que mais possuem chances de sumir do estoque rapidamente, e selecione os que são mais difíceis de repor. Garanta que esses itens tenham sempre uma "gordura", ou seja, uma quantidade extra que servirá para tempos de crise — como a indisponibilidade dele no fornecedor. 

  1. Pense em adotar um sistema de monitoramento de estoque 

Além de atender as necessidades imediatas do seu negócio, o sistema de controle de estoque para diminuir o tempo gasto com essa tarefa, afinal, ela passará a ser automatizada. 

Por isso, vale a pena pensar em contratar um sistema de monitoramento e gestão de estoque. Muitos também possuem armazenamento em nuvem, a opção de elaborar relatórios e outras funcionalidades relacionadas a gestão financeira, o que pode atender uma série de outras necessidades do seu negócio. 

Agora que você já sabe como fazer o controle de estoque da sua empresa, aprenda a calcular os custos do seu negócio com o Prospera e calcule o custo de armazenagem do seu estoque!

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