No ramo de empreendimentos, algumas das facilidades tecnológicas já são bem difundidas a ponto de estarem presentes inclusive na legislação vigente. É o caso do certificado digital. Um recurso empregado para autenticar uma pessoa física ou jurídica (uma empresa) no meio digital, o certificado é, na prática, uma espécie de assinatura.
A ferramenta alia produtividade à segurança e é uma importante adição para grande parte dos negócios. Ainda mais, o certificado é obrigatório por lei para alguns perfis de empreendimentos.
Conheça mais sobre as certificações e a utilidade delas em seu trabalho.
Quais os usos?
Um dos empregos mais comuns da certificação está na emissão de nota fiscal eletrônica, a NF-e. Para emitir notas dessa modalidade, a empresa obrigatoriamente precisa de certificado digital.
Além disso, usar certificação pode ajudar a reduzir gastos. Com a informatização e autenticação eletrônica, os documentos não necessitam mais da autenticação e reconhecimento de firma em cartório, processos que envolvem custos e tempo consideráveis.
Ficam reduzidos também o risco de falsificação e fraude, além, evidentemente, da burocracia.
Outros valores associados ao uso de certificação digital são uma maior credibilidade e segurança nas operações realizadas, além de privacidade e proteção contra ocorrências invasivas ou criminosas.
Quem emite?
A emissão de certificados digitais é realizada por empresas certificadoras, espalhadas pelo país. Preste muita atenção: para emitir certificados autênticos, a certificadora deve ser habilitada pela Receita Federal. Não deixe de consultar e se informar.
Ao solicitar uma certificação, sua empresa deverá optar por um dos modelos disponíveis. Os diferenciais são a validade (por quanto tempo o certificado será funcional) e o formato. Alguns dos formatos mais comuns são pen drives, cartões, senhas de acesso ou arquivos totalmente digitais.
Pesquise bastante entre as certificadoras disponíveis, bem como seus formatos e, claro, seus preços. Balanceie o custo e o benefício.
Quem precisa ter?
A obrigatoriedade do uso de certificação digital se aplica à qualquer empresa que se enquadre nos regimes de tributo de lucro real ou presumido, já que ambos os perfis levam à emissão de NF-e. Por sua vez, os empreendimentos que escolhem o regime simples nacional não são obrigados a utilizar o certificado.
A certificação digital é requerida, em muitos casos, para a transmissão de declarações e outros dados de funcionários, tornando o seu uso uma exigência para empreendimentos com colaboradores.
Por fim, os MEIs ou Microempreendedores Individuais seguem legislações estaduais que, em alguns casos, permitem suas operações sem a emissão de NF-e e, portanto, sem o uso de certificações.
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Informações mais detalhadas sobre os certificados digitais podem ser encontradas no site da Receita Federal.
