O que você precisa saber:
- São documentos digitais obrigatórios para formalizar vendas e serviços;
- Exigem cadastro na SEFAZ e o uso de um certificado digital;
- Devem ser armazenadas eletronicamente por pelo menos cinco anos.
Apesar de ser uma das principais rotinas de qualquer tipo e tamanho de empresa, emitir nota fiscal costuma gerar muitas dúvidas para pequenos e médios empreendedores. Confira as principais perguntas e respostas sobre esse assunto:
Para que serve a nota fiscal?
A principal função é servir de comprovante do que foi adquirido pelo consumidor (seja um produto ou serviço) e indicar os valores pagos. Ela garante a legalidade das vendas realizadas e serviços prestados. É a partir dela, também, que são calculados os tributos devidos sobre as operações das empresas.
É obrigatório emitir nota fiscal?
Sim, é uma obrigação, estabelecida pela Lei nº 8.846/94. A única exceção é para os casos onde um MEI (Microempreendedor Individual) realiza vendas para pessoas físicas. Nesse caso, o microempreendedor individual estará obrigado a fornecer Nota Fiscal sempre que realizar uma venda direta para uma pessoa jurídica (empresas).
Vale lembrar que, no caso do MEI, os valores dos tributos são fixos e não variam de acordo com o faturamento.
O que pode acontecer com uma empresa que não emite nota fiscal?
Ao não realizar a emissão da nota fiscal, a empresa está escondendo ganhos que deveriam ser considerados para compor os cálculos de impostos devidos, o que configura sonegação fiscal. A sonegação fiscal é crime, conforme determinado na Lei N° 4.729, e quem sonega impostos pode ser preso e precisar pagar uma multa.
O que são as notas fiscais eletrônicas?
É a maneira mais prática de emitir notas fiscais, substituindo o modelo tradicional de papel. O projeto de digitalização começou em 2006, facilitando o dia a dia do contribuinte e agilizando o trabalho da Receita Federal. Atualmente, a imensa maioria dos negócios pode usar notas fiscais eletrônicas, incluindo as empresas optantes pelo Simples Nacional.
O que é a Nota Fiscal de Produto eletrônica (NF-e)?
É a versão digital da nota fiscal emitida para venda de um determinado produto, seja em lojas físicas ou no e-commerce.
O que é a Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e)?
É a versão digital da nota fiscal que registra a prestação de serviços. Ela substituiu a antiga Declaração de Serviços, um documento relacionado à cobrança do ISS (Imposto Sobre Serviço).
O que é a Nota fiscal do Consumidor eletrônica (NFC-e)?
Ela registra a venda direta para o consumidor final e é utilizada no varejo, substituindo o cupom fiscal. No estado de São Paulo, também é utilizado o SAT (Cupom Fiscal Eletrônico), com o mesmo propósito da NFC-e.
Como emitir uma nota fiscal eletrônica?
Emitir uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um processo fundamental para a formalização das vendas e para manter a conformidade fiscal do seu negócio. Esse documento digital serve como uma comprovação da operação comercial e é exigido pela legislação tributária brasileira.
Para realizá-lo corretamente, é importante seguir algumas etapas organizadas, que garantem a validade jurídica e o correto recolhimento dos impostos. Nós, do Programa Avançar, deixamos um passo a passo abaixo. Confira:
1. Obtenha um certificado digital
Em primeiro lugar, o certificado digital é a identidade eletrônica da sua empresa, utilizada para assinar digitalmente as notas fiscais e garantir a autenticidade das informações. Sem ele, não é possível emitir uma nota fiscal eletrônica.
2. Cadastre-se na Secretaria da Fazenda (SEFAZ)
Também é necessário que a sua empresa esteja devidamente habilitada junto à SEFAZ do seu estado para poder emitir notas fiscais eletrônicas. Sendo assim, este cadastro permite a liberação do acesso ao sistema de emissão.
3. Escolha um sistema emissor
Vale destacar que existem emissores gratuitos (oferecidos pelos estados) e também softwares pagos que automatizam o processo e integram a emissão ao controle de estoque, vendas e financeiro. Portanto, a escolha pela melhor opção dependerá do porte e da sua necessidade enquanto negócio.
4. Preencha corretamente as informações
Inclua as informações do emitente (sua empresa), do destinatário (cliente), dos produtos ou serviços vendidos, valores, alíquotas de impostos e formas de pagamento. Esse preenchimento deve ser feito com atenção, pois erros podem invalidar a nota.
5. Assine digitalmente e transmita a SEFAZ
Após o preenchimento, o sistema emissor gera o arquivo XML da NF-e, que deve ser assinado com o certificado digital e enviado eletronicamente para a SEFAZ. O órgão validará as informações e retornará com uma autorização de uso.
6. Envie o DANFE ao cliente
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é a representação gráfica da NF-e. Ele pode ser enviado por e-mail em formato PDF ou impresso, caso seja necessário acompanhar o transporte da mercadoria.
7. Armazene os arquivos digitais
A legislação exige que o arquivo XML da NF-e seja guardado por pelo menos cinco anos. Essa é uma prática que garante segurança em caso de auditorias fiscais, por isso, mantenha as informações sempre com você.
Saiba mais sobre o Programa Avançar
Quer tal contar com o apoio do Santander para fortalecer a sua empresa? Através do Programa Avançar, que foca no desenvolvimento do empreendedor, trazemos uma série de conteúdos que auxiliam na gestão do seu negócio.
Além de vídeos, podcasts e ebooks atualizados com as novidades do mercado, o Avançar oferece uma série de cursos voltados para o empreendedor, entre eles: Curso de Educação Financeira, Curso de Crédito e Curso para MEI.
Comece agora mesmo seu curso gratuitamente e ganhe um certificado digital. Cadastre-se!
