Para que uma empresa alcance equilíbrio financeiro e faça sucesso no mercado, a organização é um dos pilares fundamentais. O livro de caixa, por sua vez, é um dos recursos que ajudam no controle do seu negócio.
Se você busca uma forma eficiente de visualizar as movimentações do seu caixa, desenvolver esta ferramenta pode ser uma boa opção. Neste artigo, você aprenderá:
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O que é e para que serve o livro caixa
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Quais tipos de empresas devem ter um
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Quais informações um livro caixa deve conter
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Como preencher um livro caixa
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Quem é o responsável pelo livro caixa
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A diferença entre livro caixa e fluxo de caixa
O que é livro caixa e para que serve?
O livro caixa é um documento que reúne os registros de todas as entradas e saídas de uma empresa, com o objetivo de facilitar seu controle de pagamentos e garantir que suas finanças estejam sempre em dia.
A ferramenta visa auxiliar na escrituração contábil e deve considerar um período diário, mensal ou anual de acordo com as necessidades de cada negócio.
Quais tipos de empresas devem ter um livro caixa?
Por lei, é obrigatório que as empresas enquadradas na categoria Simples Nacional declarem os valores do seu fluxo de caixa. Nesse sentido, ter um livro caixa com todas as entradas e saídas facilita bastante o processo burocrático.
No entanto, mesmo que não seja uma obrigação para outros tipos de negócios, é interessante que empresas de qualquer porte tenham um livro caixa e façam o registro correto de seus pagamentos e recebimentos. Afinal, toda forma de organização financeira é bem-vinda.
Quais informações um livro caixa deve ter?
Embora a estrutura possa variar, existem itens essenciais para que o documento seja eficiente. Confira quais são eles:
Data
Organizar seu livro caixa de forma cronológica é uma boa opção para que todas as informações sejam encontradas rapidamente, além de facilitar a análise das suas finanças.
Detalhes sobre a transação
A ideia é que este seja um resumo sobre pagamentos e recebimentos, que especifica a finalidade. Exemplo: “Pagamento a fornecedor X”.
Entradas
Esta parte deve identificar os recebimentos que a empresa teve durante o período, sejam eles por meio de dinheiro ou débito em conta.
Saídas
Ao contrário do tópico anterior, as saídas indicam os valores que foram pagos pela empresa.
Saldo final
É a diferença entre as entradas e saídas. Ou seja, o valor exato do caixa da empresa. Para calcular corretamente, utilize a fórmula abaixo:
Saldo anterior + recebimentos – pagamentos = saldo atual
Passo a passo de como preencher um livro caixa
Para que o documento seja utilizado da forma correta a longo prazo, existem alguns detalhes que fazem a diferença. Confira as recomendações abaixo:
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É importante que as páginas do livro caixa estejam numeradas. Como parte do processo de escrituração, na primeira e na última, respectivamente, insira os termos de abertura e encerramento da documentação. Ambas devem conter dados sobre a empresa, como endereço e CNPJ, além da assinatura do responsável.
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O recomendado é que cada tabela contenha um mês de registro, mas lembre-se de que tudo irá variar de acordo com a quantidade de movimentações do seu negócio.
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Separe as informações em ordem cronológica.
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Na primeira linha de cada tabela, registre o saldo que havia em caixa durante o fechamento do mês anterior.
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Insira os elementos essenciais para o preenchimento (data, detalhes sobre a transação, entradas, saídas e saldo final).
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Para que a visualização se torne ainda mais simples, insira cada operação em uma linha, mesmo se os clientes ou fornecedores forem os mesmos.
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No caso de vendas a prazo e cheques pré-datados, porém, considere apenas o dia em que a transação for efetuada. Este cuidado é importante para evitar que você conte com um dinheiro que só chegará ao seu caixa depois.
Se você deseja automatizar os processos e atuar de forma digital, é interessante obter um software de gestão financeira. A ferramenta possibilita o registro imediato de entradas e saídas de créditos ou débitos em conta ou notas fiscais.
Quem é o responsável pelo livro caixa?
Em empresas maiores, o documento fica sob responsabilidade da área contábil ou do setor financeiro. Em casos de menor estrutura, o próprio empreendedor pode assumir esta função.
Qual a diferença entre livro caixa e fluxo de caixa?
As semelhanças vão desde o nome até a função — e ambas as ferramentas são muito importantes para as finanças de uma empresa. Mesmo assim, cada uma delas tem suas particularidades.
O livro caixa atua de uma forma mais específica, fazendo o controle de pagamentos e recebimentos.
Já o fluxo de caixa controla todas as despesas, sejam elas fixas ou variáveis. Isso significa que não apenas os gastos e as receitas são levados em consideração, mas também projeções de faturamento, investimentos e outros fatores.
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