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DEFIS: O que é, para que serve e como emitir

mulher no computador fazendo entrega da DEFIS

Com exceção do MEI, todas as empresas optantes do Simples Nacional devem entregar anualmente a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) até o dia 31 de março do ano seguinte ao fiscal.  

Se você tem dúvidas sobre a obrigatoriedade, como emitir a declaração e quais são as consequências de não seguir o prazo correspondente, confira as informações abaixo. Boa leitura!  

O que é DEFIS?  

A DEFIS é uma declaração obrigatória para as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP). Seu objetivo é garantir que a Receita Federal seja informada sobre os dados econômicos, sociais e fiscais de empresas que optam pelo Simples Nacional, além de tributos e impostos recolhidos. 

O conteúdo da declaração é compartilhado com os órgãos responsáveis pela fiscalização tributária nos Estados, municípios e no Distrito Federal. 

O ano de referência é sempre o anterior ao atual. Isso significa que, no caso de 2024, por exemplo, são compartilhados os dados de 2023.  

Qual a diferença entre DEFIS e IRPJ?  

Em um primeiro momento, é comum que as pessoas confundam a DEFIS e o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ). No entanto, existem diferenças marcantes entre as duas declarações. 

O IRPJ é voltado aos regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido. Seu preenchimento é bem mais complexo em comparação à DEFIS, sendo necessário compartilhar maiores detalhes e informações sobre as finanças da empresa.  

Caso haja alguma quantia a ser paga no IRPJ, o recolhimento é feito por meio do Darf (Documento de Arrecadação da Receita Federal). Já na DEFIS, não existem impostos a serem pagos após a declaração, já que as empresas fazem mensalmente o pagamento do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).  

Quando é necessário declarar a DEFIS?  

A DEFIS deve ser declarada por todas as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP), mesmo sem faturamento ou alterações patrimoniais no ano-exercício anterior.  

Quais informações a DEFIS deve conter?  

No momento da declaração, é preciso informar os seguintes dados: 

  • Capital; 

  • Despesas; 

  • Lucro contábil; 

  • Dados pessoais e rendimento dos sócios do negócio; 

  • Número de empregados no início e término do período correspondente; 

  • Saldo bancário ou em caixa no início e término do período correspondente; 

  • Mudança de endereço, caso se aplique.  

É necessário ter contador para emitir a DEFIS? 

O empreendedor pode emitir a DEFIS por conta própria. Porém, o mais indicado é ter um contador para realizar esta tarefa, levando em consideração o correto preenchimento de todos os dados.  

Caso alguma informação esteja incorreta, a empresa estará sujeita a multas ou problemas com a Receita.  

Como emitir a DEFIS?  

A DEFIS é emitida por meio do Programa Gerador do Documento de Arrecadação Simples Nacional (PGDAS-D), que pode ser baixado diretamente no site da Receita Federal.  

Confira o passo a passo para o preenchimento da declaração: 

  1. Acesse o site do Simples Nacional

  1. Clique na opção “PGDAS-D e DEFIS”; 

  1. Faça seu login; 

  1. Ao acessar o portal, clique em "Regime de Apuração" e depois toque em “optar”; 

  1. Escolha o regime de apuração e informe o ano de referência; 

  1. Escolha o regime (Competência ou Caixa. ATENÇÃO: Certifique-se antes de clicar em confirmar, pois não será possível alterar esta informação posteriormente; 

  1. Selecione a opção “Salvar Demonstrativo”.  

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O que acontece se eu não declarar a DEFIS?  

Como informamos anteriormente, a DEFIS deve ser feita até o dia 31 de março do ano seguinte ao fiscal.  

Embora não existam multas previstas para quem não respeitar o prazo correspondente, não é possível que essas empresas cumpram com suas obrigações fiscais enquanto a declaração estiver pendente. Isso porque o DAS só é liberado após a entrega da DEFIS referente ao ano anterior.  

O atraso no pagamento de impostos mensais pode resultar em consequências graves, como multa e juros no pagamento após a regularização. Portanto, para evitar problemas no seu negócio, é sempre importante respeitar as condições de entrega do DEFIS.  

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