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Fique atento antes de enviar um e-mail de trabalho

Foto: Shutterstock

O e-mail é a principal fonte de contato no mundo corporativo: diariamente, centenas de mensagens lotam as caixas de entrada de empreendedores, que conseguem, inclusive, fechar negócios e parcerias importantes por meio do correio eletrônico.

No entanto, é preciso tomar cuidado na hora de enviar um e-mail de trabalho. Como estamos habituados a trocar centenas por dia, alguns deslizes podem passar despercebidos no envio da mensagem. Porém, as falhas, se constantes, podem atrapalhar o andamento de uma negociação e ainda prejudicam a imagem do empreendedor perante o mercado.

Confira os erros mais comuns cometidos por pessoas na hora de enviar um e-mail de trabalho e saiba como evitá-los:

Erros Gramaticais

Como o mercado pode confiar em alguém que, quando vai se posicionar, comete dezenas de erros gramaticais e não sabe contextualizar o assunto em sua mensagem? Para passar credibilidade aos destinatários, é preciso saber explicar o tema de maneira objetiva e direta.

Além disso, claramente, todas as pessoas já ficaram em dúvida em relação à alguma palavra ou colocação. Nesse caso, basta o remetente procurar na internet se a maneira que escreveu está correta: jamais envie um e-mail sem estar certo sobre a gramática do texto.

Assunto

O assunto de um e-mail deve introduzir o destinatário sobre o tema da mensagem que ele verá a seguir com uma frase. Como recebemos muitos e-mails por dia, explicar o assunto brevemente facilita, para o leitor, decidir qual correio eletrônico precisa abrir primeiro, além de auxiliar na busca pela mensagem.

Quem não é claro no assunto, pode fazer com que o e-mail sequer seja aberto.

Tamanho Da Mensagem

Um e-mail não pode ser nem muito longo, e nem muito pequeno. Deve ser explicativo, objetivo e claro. Caso o texto fique extenso, separe o conteúdo em tópicos para facilitar a leitura do destinatário. Sinalizar que a mensagem está longa também é uma boa opção. Em nenhuma situação, deixe de responder o que o destinatário havia enviado: mensagens curtas podem passar a impressão de desinteresse ou falta de atenção.

Horário Da Resposta

E-mails devem ser respondidos durante o horário comercial para não serem invasivos. O destinatário não criará uma boa imagem de alguém que o responde durante a madrugada – a mensagem, inclusive, pode atrapalhar. Evite enviar e-mails também aos fins de semana – nem todas as pessoas tem o hábito de trabalhar durante o período.

Destinatários

O erro mais comum cometido por pessoas ao enviarem e-mails de trabalho é encaminharem a mensagem para pessoas erradas. Informações confidenciais podem ser compartilhadas nessa falha e prejudicar o remetente. É preciso ficar atento aos destinatários e nunca enviar o e-mail sem, antes, verificar se é a pessoa correta.

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