Ter o controle das contas da empresa é algo essencial no dia a dia de um empreendedor. Uma ferramenta básica para isso é o chamado fluxo de caixa, instrumento indispensável para a gestão de um negócio, não importa seu tamanho.
Explicando de forma simplificada, o fluxo de caixa é o controle que permite você saber, de maneira antecipada, se, no final do mês, o saldo financeiro da sua empresa será positivo ou negativo. É como nas contas pessoais: uma pessoa assalariada com um bom controle de suas finanças, deve listar todos os gastos previstos (como aluguel, condomínio, água, luz, conta do celular, compras no supermercado, combustível etc.) e reduzir esse total do salário, descobrindo assim, o quanto lhe sobrará no final do mês. A vantagem de saber o saldo antecipadamente é poder tomar melhores decisões. Ela pode adiar compras não emergenciais ou reduzir custos, caso o saldo seja negativo; ou realizar aplicações, antecipar pagamento de dívidas ou gastar o valor com algo desejado, caso o saldo seja positivo. Isso é ter controle do fluxo de caixa pessoal.
Quem tem uma pequena empresa, precisa fazer a mesma coisa. O que acontece é que a complexidade desse controle aumenta, já que, como todo empreendedor sabe muito bem ao vivenciar o dia a dia, os valores de entrada e saída de dinheiro variam demais a cada mês.
O que um fluxo de caixa deve ter
Todos os recebimentos
Seu controle precisa incluir todas as entradas de dinheiro, lembrando-se sempre de incluir os descontos pagos por transações como débito, crédito e parcelamentos e, ainda, de considerar a data prevista para o recebimento:
- Vendas em dinheiro
- Cheques recebidos
- Vendas a débito
- Vendas a crédito
- Vendas parceladas
- Recebimento de duplicatas
- Valores de notas fiscais emitidas pela prestação de serviços
Todos os pagamentos
- Despesas operacionais (luz, água, aluguel, contas de celulares da empresa, seguros empresariais, gastos com combustível etc.)
- Pagamentos a fornecedores
- Salários de funcionários
- Seu pró-labore
Previsão dos próximos três meses
- Total de todos os pagamentos previstos
- Total de todas as entradas previstas (estimativas de vendas baseadas nos meses anteriores, negociações em andamento)
Com esses dados, será possível você montar o fluxo de caixa, identificando se o saldo final será positivo ou negativo e, ainda, tendo uma previsão para os próximos três meses.
Como usar o fluxo de caixa
O controle de fluxo de caixa é uma atividade diária. Reserve um período do seu dia para essa tarefa, fazendo o lançamento das despesas e vendas realizadas. Como dito anteriormente, o fluxo de caixa serve para a tomada de decisão. Caso perceba que irá faltar dinheiro para os compromissos do mês, o ideal é se antecipar ao problema, para não entrar em um cheque especial, por exemplo, com taxas mais altas. Considere solicitar, em seu banco, um empréstimo do tipo capital de giro.
Caso as contas indiquem que o saldo será positivo, avalie a possibilidade de realizar um investimento, direcionar o valor para uma reserva de segurança, quitar dívidas ou realizar algum projeto de melhoria para seu negócio. Mas, cuidado: sempre tome essas decisões considerando os meses seguintes de seu empreendimento; você pode ter tido um aumento de vendas sazonal, que talvez não se repita nos meses seguintes; essas ações devem ser tomadas com uma visão de longo prazo.
Conte com ajuda
Você pode fazer seu fluxo de caixa manualmente, usando uma agenda ou caderno. No entanto, é mais simples usar uma planilha eletrônica (como as do programa Excel). Clientes Santander podem contar com a ajuda do Gestão Integrada, uma plataforma de controle financeiro que possibilita uma análise completa das movimentações realizadas e futuras em um único lugar.
