Definir prioridades é indispensável para garantir organização e produtividade em sua empresa. Alguns líderes, entretanto, não sabem muito bem como fazer isso.
No dia a dia, quantas vezes você teve que escolher entre prioridades conflitantes? Essa situação é mais comum do que imaginamos. Talvez, pela falta de prioridades que apoiem o planejamento estratégico do seu negócio, você ainda não disponha de uma visão clara dos seus objetivos e do caminho a ser percorrido para atingi-los.
Mas não se preocupe: preparamos este artigo para ajudar você a identificar corretamente quais são as prioridades no processo de gestão de sua empresa. Boa leitura!
Liste as tarefas urgentes e importantes
Primeiro, é preciso saber diferenciar as tarefas urgentes das importantes:
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tarefas urgentes: são ações que devem ser realizadas de imediato e que envolvem, por exemplo, o cumprimento de prazos iminentes e demais situações que demandam respostas rápidas;
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tarefas importantes: são aquelas que contribuem para a missão e os objetivos de longo prazo da empresa, como a renegociação de contratos com fornecedores, a capacitação da equipe etc.
O problema é que as tarefas importantes tendem a ser negligenciadas em função das urgentes. Uma vez que você só pode dispor de uma quantidade limitada de tempo (e energia) em seu dia, como encaixar as tarefas importantes? A resposta é: priorize as ações que podem, de fato, impulsionar o seu negócio.
É preciso ter a certeza de que os colaboradores compreendem a lógica que embasa essa decisão. Para tanto, reserve um tempo para comunicar seus objetivos a todos os envolvidos, mostrando-lhes como podem ajudar a alcançá-los. Dessa forma, todos se sentem valorizados, respeitados e, principalmente, alinhados com aquilo que é mais importante para a organização.
Defina objetivos
Como você já deve ter percebido, será impossível listar adequadamente tarefas importantes e urgentes se, antes, os objetivos não tiverem sido definidos com clareza.
Afinal, é a partir deles que você vai extrair as tarefas capazes de estimular o crescimento. Os propósitos devem ser:
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acionáveis: não há sentido em estabelecer um objetivo que você nunca vai conseguir alcançar. Portanto, assegure-se de que eles sejam envolventes o bastante para não deixar sua equipe entediada e desmotivada;
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específicos: se forem vagos, os objetivos não serão úteis e, consequentemente, não darão origem a boas tarefas prioritárias. Evite estabelecer metas como “aumentar as vendas”. Prefira, por exemplo, “aumentar as vendas em 20%, investindo na criação de uma campanha de marketing para as redes sociais”.
Estabeleça prazos
Uma prioridade sem prazo definido para a sua conclusão indica que os profissionais envolvidos (em especial o líder) não se comprometeram totalmente. Como consequência, o objetivo não será atingido.
Na prática, ter um prazo final dará forma ao seu plano de ação. Para voltar ao exemplo das metas de vendas, há uma grande diferença se a sua prioridade é alavancar os resultados em quatro meses ou em dez.
A empresa, por exemplo, terá que fazer mais sacrifícios e mudar radicalmente seus processos e estratégias se desejar o mesmo resultado em apenas três meses.
Ao definir prioridades, os prazos devem respeitar as características gerais da empresa, as especificidades da área de atuação e, sobretudo, suas expectativas de crescimento.
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