Como definir um fluxo de trabalho e aumentar a produtividade?

A gestão de negócios é desafiadora, sobretudo nas pequenas e médias empresas. Compete às lideranças organizar um  fluxo de trabalho para garantir que os recursos materiais e humanos serão utilizados de forma efetiva para a geração de produtos e serviços.

Estamos falando, portanto, de produtividade — que é a capacidade de aumentar não só a produção, mas também sua eficiência. Ou seja: obter o rendimento esperado consumindo menos.

É possível alcançar esses objetivos adotando boas práticas de gestão de processos. É o que vamos demonstrar neste artigo!

Vantagens do fluxo de trabalho produtivo

Um bom fluxo de trabalho deve oferecer os seguintes benefícios:

• agilidade na concretização de processos;

• otimização de prazos e recursos;

• eficiência (fazer mais com menos);

• qualidade total e em cada etapa do fluxo.

Fluxo de trabalho eficiente em 5 passos

Conhecer, gerenciar e mensurar. As estratégias para o bom fluxo de trabalho precisam considerar essas três ações importantes. Na prática, é possível adotá-las por meio dos 5 passos que sugerimos a seguir.

1. Mapeie processos e recursos

É impossível melhorar o fluxo de trabalho sem fazer uma análise rigorosa de como eles são realizados no contexto atual. Essa apuração é chamada de mapeamento de processos e consiste em verificar quais são as etapas realizadas em cada área da empresa.

Do início ao término de uma atividade, quem executa o quê? De que forma essas tarefas são realizadas? Qual é o tempo gasto de uma ponta a outra? Quais são os recursos necessários? Todos esses aspectos devem ser analisados e registrados. Só assim é possível averiguar onde estão as ineficiências que possam ser corrigidas.

2. Identifique oportunidades

Encontrar erros durante o mapeamento de processos não é um problema, é uma oportunidade. Afinal de contas, aí pode estar a chance de tornar um fluxo mais ágil e eficiente. Avalie, sobretudo, se:

• as informações são repassadas corretamente;

• existe retrabalho ou alguma etapa desnecessária ao andamento do fluxo;

• os prazos são condizentes com a complexidade dos afazeres;

• existem atividades que poderiam ser automatizadas;

• a distribuição das tarefas leva em consideração o potencial de cada profissional.

Esses aspectos são fundamentais, pois os processos devem ser adequadamente explicados por meio de uma comunicação empresarial eficiente.

Além disso, as atividades meramente operacionais ou os retrabalhos injustificados podem ser eliminados. Estabelecer um prazo para realização dos processos também é importante, assim como delegar funções buscando aproveitar ao máximo as competências de cada um.

3. Estabeleça novos fluxos de trabalho

Processos mapeados e oportunidades identificadas, é hora de reformular os fluxos. Esse planejamento estratégico deve estar no papel e, principalmente, precisa ser viável para implantação no dia a dia.

Um cuidado a ter nessa etapa é reduzir ao máximo atividades que não gerem valor às estratégias de negócio. Por exemplo, substituir arquivos físicos, que demandam maior tempo de busca e organização, por arquivos digitais. Utilizar softwares de gestão é uma excelente maneira de aumentar a produtividade por meio da automação.

Registrar como deve ser executado o novo fluxo de trabalho é imprescindível. Elabore um documento didático e acessível a todos, para consulta a qualquer hora. Assim, fica mais fácil a adoção dos novos processos no dia a dia.

4. Mensure resultados

Com a mudança realizada, mensure os resultados. Adote indicadores de desempenho, os KPIs (do termo, em inglês, Key Performance Indicators), alinhados ao que deseja analisar. Por exemplo, KPIs de:

• desvio de prazo;

• produtividade (pode ser por colaborador, hora ou resultado financeiro);

• retrabalho;

• desempenho financeiro;

• custos.

Enfim, há muitos aspectos que podem ser verificados. Utilize as métricas para avaliar se as novas práticas produtivas estão gerando os resultados esperados.

5. Reveja continuamente os processos

Os processos devem ser aprimorados com frequência para aumentar a produtividade. Isso se consegue, claro, conhecendo bem o fluxo de trabalho e o desempenho obtido. Falhas verificadas podem ser pontualmente corrigidas. Acompanhando o dia a dia de perto, as evoluções ficam mais fáceis.

Por fim, você já pensou em conectar-se com empresas da área digital? Essa é uma aproximação que pode estimular muito a produtividade no fluxo de trabalho da sua organização!