A digitalização de processos está deixando de ser uma novidade para se tornar indispensável às empresas que desejam se manter competitivas no mercado. Em situações como a atual pandemia do coronavírus, decretada pela Organização Mundial da Saúde, as organizações que possuem processos digitais já instituídos apresentam maior capacidade de adaptação ao cenário adverso, além de se tornarem mais capacitadas para colocar em prática programas de home office.
Implementar uma gestão moderna, com a digitalização de documentos e processos, trará um aumento da produtividade no curto e, principalmente, no médio e no longo prazo. Isso porque existe um período de adaptação para que os envolvidos no processo se acostumem com as novas rotinas, inteiramente digitais.
Uma vez adaptados, e os documentos e processos convertidos do analógico para digital, o ganho de produtividade será enorme. Confira abaixo as vantagens proporcionadas pela digitalização de processos:
1) Aprimora a comunicação
Digitalizar os processos de todos os setores permite o compartilhamento imediato de informações entre as máquinas, sem a necessidade de imprimir papéis. Porém, o sucesso empresarial não depende apenas da comunicação entre as máquinas, mas também da interação dos envolvidos na organização. A parceria com fornecedores é fundamental para auxiliar nesse processo.
2) Maximiza a eficiência
É comum que o fluxo de produção de uma empresa apresente gargalos, ou seja, erros, desperdícios e retrabalhos que se tornam entraves na fluidez da produtividade.
A tecnologia reduz a ocorrência desse problema, automatizando e minimizando a necessidade de tarefas burocráticas. Um exemplo de funcionalidade que garante esses benefícios é a integração de todos os recursos por um painel de fácil utilização. Isso permite que atividades sejam exercidas imediatamente.
Tudo isso reduz o excesso de trabalho e o estresse dos colaboradores, permitindo que eles se concentrem em suas atividades principais e em demandas estratégicas da empresa.
3) Melhora a satisfação dos clientes
Os clientes estão se tornando cada vez mais exigentes quanto à velocidade e qualidade da prestação de serviços — atributos que são garantidos com a digitalização de processos.
Caso o consumidor queira alguma informação, ele não precisa esperar que o atendente ou gestor faça a leitura de vários documentos físicos até encontrar os dados desejados. Essas tarefas serão feitas automaticamente por computadores, trazendo rapidez ao atendimento.
Os pedidos também serão processados de forma automática, e documentos como recibos e comprovantes poderão ser enviados por e-mail ou SMS, garantindo máxima agilidade e satisfação dos consumidores.
4) Reduz custos
Ao adotar a digitalização de processos, a empresa minimiza gastos com papéis, tintas e impressões, pois todos os documentos serão eletrônicos. Quanto à documentação fiscal e aos contratos, basta que os gestores façam uso de certificados digitais para garantir sua validade jurídica.
Também haverá economia nos gastos com locais destinados à armazenagem de documentos físicos, bastando adquirir servidores compactos ou contratar serviços de armazenamento em nuvem.
5) Garante maior segurança
Apesar da existência de criminosos virtuais que buscam a subtração ou alteração de dados, a segurança pode se manter um passo à frente desses indivíduos por meio de atualizações de antivírus, firewalls e sistemas biométricos ou criptografados de identificação.
O aumento da segurança também é visto na integridade dos dados, pois os documentos físicos estão sujeitos a desgastes, sumiços ou perdas por desastres naturais, entre outras ocorrências imprevisíveis.
Optar pela digitalização de processos garante os benefícios listados independentemente da área de atuação ou do tamanho da sua empresa. Trata-se de um projeto com excelente retorno financeiro de curto ou médio prazo.
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