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Certificado Digital: Tudo o que você precisa saber para sua empresa

A imagem mostra um cadeado ao lado de um teclado de notebook, representando informações seguras em um computador.

O que você precisa saber:

O Certificado Digital funciona como se fosse o RG de uma empresa no universo virtual;
Ele pode ser usado para acessar uma série de sistemas do Governo Federal e para emitir documentos, como a Nota Fiscal;
Existem dois tipos de Certificado Digital, o A1 e o A3, que são diferentes devido a maneira em que são instalados.

Em um mundo cada vez mais dominado pela tecnologia e pela preocupação com segurança virtual, é impossível deixar que o mundo dos negócios não passe por essas adaptações também.

Toda empresa, não importa seu porte ou número de clientes, precisa se adequar para fazer parte do universo virtual, seja entrando em redes sociais, abrindo uma loja virtual ou até mesmo adaptando seus processos administrativos. É aí que entra o Certificado Digital, um documento que serve como identificação da sua empresa em ambientes online.

Nesse artigo, nós do Programa Avançar vamos te explicar o que é o Certificado Digital e como você pode obter um para a sua empresa. Leia agora!

O que é um Certificado Digital?

O Certificado Digital é um documento de identidade de uma empresa, que permite que ela faça coisas na internet.

Ele é usado para autenticação, identificação e assinatura de documentos, fazendo com que o que é assinado digitalmente seja visto como legítimo, e para acessar sistemas online.

Quem criou o Certificado Digital?

O Comitê Gestor da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que permite a emissão de Certificados Digitais, é responsável pela criação e regulamentação do Certificado Digital.

Já a Autoridade Certificadora Raiz, do Instituto Nacional da Tecnologia da Informação (ITI) supervisiona os processos que envolvem os certificados, como credenciamento de instituições que o emitem, fiscalização e auditoria desses lugares.

Como o Certificado Digital funciona?

O Certificado Digital funciona com chaves criptográficas, ou seja, é uma chave codificada que só pode ser entendida por quem tem a chave de acesso para fazer a leitura.

Essa técnica, que é usada em trocas de e-mails e no WhatsApp, por exemplo, garante a legitimidade do certificado.

Assim, quando um documento digital é assinado, o Certificado Digital identifica esse documento com uma série de dados que ajudam a identificar a empresa que o assinou e comprovam que esse é um documento verdadeiro.

Para que serve o Certificado Digital?

A principal função do Certificado Digital é agilizar a rotina das empresas, permitindo que processos que antes tinham que ser feitos pessoalmente passassem a ser feitos de maneira facilitada, online e segura, garantindo a autenticidade dos documentos.

Além de ser usado para assinar documentos digitais, o Certificado Digital é usado para acessar sistemas online, como os sites de órgãos públicos.

Entre os sites do Governo Federal que usam o Certificado Digital estão:

O portal e-CAC;
O site da Receita Federal;
O site do INSS;

Os sites das juntas comerciais estaduais e municipais.

Além disso, existem empresas que usam o Certificado Digital para que seus funcionários possam assinar documentos dentro de seus sistemas, como é o caso de médicos que utilizam o certificado para assinar receitas e atestados para pacientes.

Quais os modelos de Certificado Digital?

Existem vários tipos de certificados digitais. Entre os mais populares estão:

e-CNPJ: Atrelado ao CNPJ, é o mais utilizado por empresas;

e-CPF: Utilizado por pessoas físicas, é uma versão digital do documento;
e-MEI: Voltado para microempreendedores individuais;
NF-e: Um tipo de certificado digital usado para a emissão de notas fiscais eletrônicas;
e-Saúde: Usado por profissionais de saúde;
e-Jurídico: Usado por advogados inscritos na OAB;

e-Contador: Um certificado digital usado por contadores;

Qual a diferença entre Certificado Digital A1 e A3?

Ao adquirir um Certificado Digital, você terá a opção de escolher entre dois tipos: o Certificado Digital A1 e o Certificado Digital A3.

A principal diferença entre esses dois tipos é a maneira de fazer a instalação.

O Certificado Digital A1 é instalado diretamente no computador, não pede senhas após o primeiro acesso ou tokens para ser utilizado. Ele também pode ser usado a distância, seja por celular ou notebook, facilitando a emissão de notas fiscais quando os funcionários estão longe da empresa, por exemplo.

Já o Certificado Digital A3 é armazenado em um cartão ou em um token – uma espécie de pen drive que precisa de um leitor específico. Por isso, ele só pode ser usado em um computador por vez e não pode ser usado em smartphones, notebooks e outros tipos de dispositivos móveis.

Ele também exige que a senha de acesso seja informada todos os dias e é preciso mudar o certificado toda vez que houver alguma alteração no contrato social da empresa, como alteração de endereço e razão social.

Apesar de ter detalhes muito mais específicos e uma dificuldade de acesso maior do que a do Certificado Digital A1, o que o torna um pouco menos atrativo para as empresas, o Certificado Digital A3 tem uma validade maior: ele precisa ser renovado apenas a cada três anos.

Quem precisa de Certificado Digital?

Empresas que fazem processos em ambientes virtuais e que utilizam sites do Governo para fazer processos de seu dia a dia precisam ter um Certificado Digital.

Além disso, toda empresa que quiser desburocratizar seus processos, garantir a segurança de seus documentos virtuais e até mesmo substituir os documentos em papel pode adquirir um certificado digital.

MEI precisa de Certificado Digital?

Quem é MEI não é obrigado a ter Certificado Digital. Porém, é possível adquirir um para algumas das atividades citadas aqui.

Como adquirir um Certificado Digital?

Adquirir um Certificado Digital não é um processo complicado, mas existe uma série de passos a serem seguidos. Reunimos eles para você nesse artigo!

Primeiro, é importante lembrar que, se você é dono de uma empresa que é optante do Simples Nacional, não é obrigatório que você tenha um Certificado Digital, a menos que tenha três ou mais colaboradores em seu quadro de funcionários.

Dito isso, o passo a passo para conseguir um Certificado Digital é o seguinte:

Escolha qual Certificado Digital você quer

Como já vimos, existem diversos modelos de Certificado Digital e dois tipos diferentes – o A1 e o A3. Por isso, o primeiro passo é escolher qual Certificado Digital é mais adequado para as necessidades da sua empresa.

Escolha onde você irá comprá-lo

O certificado digital é emitido pelas Autoridades Certificadoras credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Por isso, o segundo passo é escolher em qual entidade você vai adquirir o certificado digital.

No site do ITI, é possível encontrar uma lista das Autoridades Certificadoras autorizadas pelo instituto a fornecer certificados digitais.

Faça a validação do seu certificado

Após o pagamento do certificado, é hora de fazer a validação dele. Esse processo é feito de maneira presencial ou por videoconferência.

Para isso, é preciso reunir documentos pedidos pela AC, como o cartão do CNPJ e o contrato social da empresa. Depois, será feita uma verificação de dados biométricos, como impressões digitais e foto.

Instale o certificado

O passo final é instalar o Certificado Digital adquirido! A instalação é simples, tanto para o formato A1 e A3, mas é fundamental ter a senha do certificado guardada: ela não pode ser alterada, então é importante se lembrar dela.

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