Uma empresa pode vender bem e, ainda assim, ficar sem dinheiro para pagar fornecedores, salários ou impostos. Isso acontece porque faturamento e dinheiro disponível em caixa não são a mesma coisa.
Vendas parceladas, clientes que pagam depois de 30 ou 60 dias, compras de estoque, impostos e despesas concentradas em determinadas datas podem criar semanas de aperto financeiro mesmo em um negócio lucrativo.
A previsão de caixa de 13 semanas ajuda a enxergar esse problema antes que ele aconteça. Em vez de descobrir que falta dinheiro quando uma conta vence, a empresa projeta entradas e saídas semana a semana para aproximadamente os próximos três meses.
Esse horizonte é utilizado em gestão financeira porque permite combinar uma visão de curto prazo suficientemente detalhada com tempo para tomar decisões. A projeção deve ser atualizada continuamente: quando uma semana termina, outra entra no planejamento.
O que é uma previsão de caixa de 13 semanas?
É uma projeção semanal de quanto dinheiro deve efetivamente entrar e sair da empresa nas próximas 13 semanas.
Na prática, o controle começa com o dinheiro disponível hoje e acrescenta os recebimentos e pagamentos previstos em cada período.
Uma estrutura simples inclui:
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Saldo inicial da semana;
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Recebimentos previstos, considerando a data em que o dinheiro realmente ficará disponível;
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Pagamentos de fornecedores, salários, impostos, aluguel, parcelas e demais despesas;
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Saldo líquido da semana;
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Saldo final projetado;
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Uma reserva mínima de caixa definida pela própria empresa.
O resultado permite identificar antecipadamente em quais semanas o caixa pode ficar mais apertado ou até negativo.
Por que olhar 13 semanas e não apenas o mês atual?
Um controle mensal pode esconder problemas que aparecem entre uma data e outra.
Imagine que uma empresa tenha R$ 40 mil disponíveis no começo do mês e espere receber outros R$ 60 mil até o final dele. À primeira vista, a situação parece confortável.
Mas, se R$ 45 mil em pagamentos vencerem na segunda semana e a maior parte dos R$ 60 mil só entrar na quarta, existe um problema de liquidez no caminho.
A visão semanal deixa esse descasamento mais evidente.
Além disso, treze semanas correspondem aproximadamente a um trimestre. É um período curto o suficiente para trabalhar com informações relativamente concretas e longo o bastante para visualizar compromissos futuros e tomar providências.
Previsão de caixa não é a mesma coisa que fluxo de caixa
Os dois controles estão relacionados, mas cumprem funções diferentes.
O fluxo de caixa registra e acompanha as movimentações financeiras da empresa. Já a previsão de caixa leva essas informações para frente e procura estimar o que acontecerá nas próximas semanas.
Outra diferença importante está em relação ao orçamento. O orçamento pode indicar quanto a empresa pretende vender ou gastar durante determinado período. Na previsão de caixa, interessa principalmente quando o dinheiro efetivamente entra ou sai da conta.
Uma venda de R$ 12 mil parcelada em três vezes não significa necessariamente R$ 12 mil disponíveis hoje.
Como montar uma previsão de caixa de 13 semanas
Comece pelo saldo bancário realmente disponível para a operação.
Depois, distribua pelas próximas 13 semanas tudo o que já é possível prever. Nas entradas, considere recebimentos de clientes, vendas parceladas, repasses de cartões e outras receitas. Nas saídas, registre fornecedores, folha de pagamento, impostos, aluguel, empréstimos, compras, investimentos e demais compromissos.
O ponto mais importante é trabalhar com datas de pagamento e recebimento, e não apenas com a data da venda, da compra ou da emissão da nota fiscal.
Depois, calcule o saldo final de cada semana. Esse valor será o saldo inicial da semana seguinte.
Por exemplo: se a empresa percebe hoje que daqui a seis semanas seu caixa ficará R$ 8 mil abaixo do necessário, ganhou seis semanas para procurar alternativas. Pode reforçar cobranças, renegociar prazos, adiar uma compra, rever despesas ou analisar antecipadamente a necessidade de capital de giro.
Sem essa previsão, a mesma decisão poderia ser tomada apenas quando o dinheiro já estivesse faltando.
Trabalhe também com cenários
Nem todo recebimento previsto vai acontecer exatamente na data esperada. Por isso, uma boa projeção não deve tratar estimativas como certezas.
Uma alternativa simples é manter um cenário-base e testar o que aconteceria caso parte dos clientes atrasasse pagamentos, as vendas ficassem abaixo do esperado ou determinada despesa aumentasse.
O objetivo não é adivinhar exatamente quanto haverá na conta daqui a três meses. É descobrir quais situações podem pressionar o caixa e quanto tempo a empresa teria para reagir.
O que fazer quando a projeção mostra falta de dinheiro?
O primeiro passo é entender a origem do déficit.
Existe diferença entre uma falta temporária de caixa causada pelo intervalo entre pagamentos e recebimentos e uma operação que, de forma recorrente, gasta mais dinheiro do que gera.
Se o problema estiver no prazo, pode fazer sentido renegociar vencimentos com fornecedores, acelerar cobranças, revisar condições comerciais ou estudar soluções de antecipação de recebíveis e capital de giro.
Mas crédito não deve substituir a análise do problema. Se a projeção mostrar déficits frequentes, o sinal exige uma análise mais ampla de custos, margens, preços, estoque, prazos comerciais e rentabilidade.
Atualize a previsão toda semana
Uma projeção feita hoje começa a perder precisão conforme a realidade muda.
Por isso, a lógica das 13 semanas é trabalhar com uma previsão móvel. Ao terminar uma semana, compare o que estava previsto com o que realmente aconteceu, ajuste as próximas estimativas e acrescente uma nova semana ao final.
Essa comparação também ajuda a melhorar a qualidade das previsões.
Se clientes costumam pagar cinco dias depois do esperado, por exemplo, essa informação deve aparecer nos próximos cálculos. Se determinada despesa é constantemente subestimada, o histórico permite corrigir a projeção.
Com o tempo, a ferramenta deixa de ser apenas uma tabela financeira e se transforma em um apoio para decisões sobre compras, estoque, investimentos, contratação, vendas e crédito.
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Organize as informações financeiras da empresa
Quanto mais dispersos estiverem recebimentos e pagamentos, mais difícil será construir uma previsão confiável.
Centralizar e acompanhar as movimentações da empresa facilita a conciliação das informações usadas no planejamento. Clientes PJ Santander também podem utilizar o Gestão Financeira, serviço que reúne informações financeiras e permite acompanhar extratos e fluxo de caixa em um painel.
Ainda não tem uma conta empresarial? Conheça as soluções do Santander Empresas e abra sua Conta PJ para separar e organizar melhor as movimentações financeiras do negócio.
