O que é Invoice, para que serve e quem deve fazer?

O que você precisa saber: 

• A invoice é um documento que funciona como um orçamento em transações de compra e venda entre empresas de dois países diferentes; 

• Apesar da tradução do termo invoice ser nota fiscal, esses são dois documentos muito diferentes e é preciso se atentar a essa informação; 

• Não existe um padrão de emissão para invoices, mas existe uma série de informações que são obrigatórias nesse tipo de fatura. 

Se sua empresa trabalha com o mercado internacional ou se você quer começar nessa área, você precisa conhecer alguns documentos que fazem parte do dia a dia de quem faz importações e exportações. 

Um desses documentos é a invoice, uma fatura que é usada para compras e vendas internacionais. 

Nesse artigo, nós do Programa Avançar vamos te dar as principais informações sobre esse documento para que você saiba como a invoice funciona e entenda quais são as informações necessárias para elaborar uma. Leia agora! 

O que é invoice? 

Também chamada de proforma invoice, a invoice é uma espécie de orçamento usado para a importação e exportação de produtos e serviços. 

Na invoice, são registradas informações como a descrição do produto ou serviço oferecido, seus preços, quantidades e a forma de pagamento. Tudo isso é informado no idioma do país de origem. Então, se uma invoice é emitida no Brasil para uma proposta de compra pedida pelos Estados Unidos, o idioma dessa invoice será português. 

Depois de recebido esse documento, o comprador pode optar por aprovar a invoice e seguir com a compra ou reprová-la. 

Apesar de ser um documento informativo sobre valores e informações de um produto ou serviço, a invoice é fundamental para todo o processo de compra. 

Quando a invoice é usada? 

A invoice é usada quando uma empresa quer saber quais são os preços dos produtos e serviços de uma empresa de outro país. 

Então, a empresa vendedora emite a invoice para a possível compradora. A partir desse momento, é função da empresa que requisitou a invoice aprovar a compra ou não. 

Além disso, a invoice também apresenta os dados que são utilizados para elaborar a Licença de Importação (LI), um documento usado para pedir que o Governo autorize o processo de importação, e a carta de crédito, utilizada para garantir que ambas as partes irão cumprir suas obrigações no processo de compra e venda. 

Invoice e nota fiscal são a mesma coisa? 

Não. Apesar de, muitas vezes, o termo “invoice” ser traduzido como nota fiscal, esses são dois documentos muito diferentes. 

A invoice, como explicamos, é apenas uma proposta de negócios; já a nota fiscal é o documento que comprova uma venda e tem caráter fiscal. 

O documento equivalente à nota fiscal em exportações e importações é a commercial invoice – que é chamada de fatura comercial no Brasil. 

A commercial invoice confirma que a exportação foi realizada e possui dados como dados da empresa ou pessoa compradora, o valor pago e mais alguns detalhes e especificações sobre os serviços prestados. 

Ao contrário da invoice, a commercial invoice possui um padrão específico que é decidido segundo as regras do país do exportador.  

Quem deve emitir a invoice? 

A empresa que está vendendo o produto ou serviço deve fazer a emissão da invoice. 

É obrigatório emitir a invoice? 

Depende do tipo de operação que está sendo feita. 

A emissão obrigatória da invoice acontece quando a operação comercial tem o valor acima de 3 mil dólares ou equivalente em outras moedas. 

Já em casos em que a operação comercial custou menos de 3 mil dólares ou tem esse valor em outras moedas, não é necessário fazer a emissão da invoice. 

Quais informações devem estar na invoice? 

Não existe um padrão de emissão de invoice, mas existem informações que devem estar obrigatoriamente nesse documento toda vez que ele for emitido por uma empresa. 

As informações que devem fazer parte da invoice são as seguintes: 

• Data de emissão; 

• Número da invoice; 

• Nome e endereço completo da empresa que está emitindo a invoice; 

• Nome e endereço completo de quem requisitou a invoice; 

• Descrição completa da mercadoria ou do serviço prestado com códigos estabelecidos pela Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM); 

• Local de embarque e desembarque do produto; 

• Tipo de transporte que será usado para entrega do produto; 

• Quantidade, assim como seus pesos bruto e líquido; 

• Preço unitário; 

• Preço total; 

• Valor total; 

• Moeda utilizada na transação; 

• Forma e canal de pagamento; 

• Assinatura da empresa emissora; 

• Condições da negociação e International Commercial Terms (Incoterms). 

Quais erros não cometer ao preencher uma invoice? 

Existem algumas informações que devem estar presentes em uma invoice para garantir que seu negócio não tenha problemas com a Receita Federal. 

Por isso, é preciso se atentar a: 

• Falta ou repetição do número de controle da invoice; 

• Falta da data em que a invoice foi elaborado; 

• Falta de informações do comprador, como suas informações bancárias e forma de pagamento escolhida; 

• Falta de informações do vendedor; 

• Falta de descrição do serviço ou produto comprado; 

• Não especificar a moeda em que a transação foi feita; 

• Não apresentar documentos ilegíveis; 

• Não aceitar invoices com data de emissão superior a 360 dias. 

Como pagar uma invoice? 

É preciso lembrar aqui que a invoice nada mais é do que um orçamento dos produtos e serviços requisitados. Ou seja, ela não é paga. 

Mas, se estivermos falando de uma commercial invoice, é preciso saber como pagá-la. 

Todas as instruções de pagamento são especificadas na invoice e, por isso, não existe um padrão de pagamento.  

Geralmente, a invoice é paga por meio de transferência internacional na moeda do país onde a empresa que está fazendo a venda está localizada. 

Existe alguma taxa que é paga com a invoice? 

Todo pagamento ou transferência internacional tem cobrança do Imposto sobre Operações Financeiras (IOF). Esse imposto é de 0,38% sobre o valor da invoice. Além disso, existem casos de cobrança de Imposto de Renda. 

Por outro lado, em exportações de produtos brasileiros para o exterior, geralmente há a isenção do ICMS, do IPI e do ISS, diminuindo o valor dos impostos pagos.  

Quais são os documentos usados em processos de exportação? 

Além da invoice, existem outros documentos que são obrigatórios no processo de exportação. São eles: 

• Documentos de embarque e remessa; 

• Fatura Comercial ou Commercial Invoice; 

• Registro de Exportação; 

• Nota fiscal; 

• Comprovante de exportação (CE); 

• Contrato de câmbio; 

• Packing List; 

• Conhecimento de embarque; 

• Certificado de origem; 

• Apólice de seguro de transporte; 

• Carta de crédito.  

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