O fluxo de caixa é um dos principais instrumentos de gestão financeira de um negócio. Em uma loja de material de construção, ele serve para controlar a entrada e saída de recursos financeiros. Também é possível utilizá-lo como guia para estimativa de vendas e de compras para repor o estoque.
Embora essa ferramenta sirva para inúmeras funções, é preciso ter cuidado ao lidar com ela. Alguns erros cometidos no controle de caixa podem comprometer o seu uso e a própria saúde financeira da empresa.
A seguir, separamos 4 dos principais, além de dicas para corrigi-los. Acompanhe!
1. Registro incorreto e falta de padronização
O primeiro equívoco é lançar de forma errada as entradas e saídas de recursos. Isso pode gerar confusão na hora de fechar o caixa e de comparar saldos, especialmente se a conferência for feita depois de algum tempo.
A falta de padronização também é prejudicial para o acompanhamento dessa ferramenta, em especial se mais de uma pessoa lida com ela. Se for necessário agrupar informações para apresentar a um gerente, diretor ou equipe, é provável que você tenha bastante trabalho para entender e categorizar os lançamentos em grupos.
Para evitar esse problema, a dica é registrar cada movimentação com o maior número possível de detalhes. Contudo, para não utilizar muito texto e poluir a ferramenta, busque empregar um sistema de abreviação com legendas que seja entendido por todos.
Caso contrário, pode ocorrer alguma incompreensão capaz de prejudicar a tomada de decisão — por exemplo, de compra de itens para repor o estoque da loja.
2. Falta de acompanhamento contínuo
É importante definir uma rotina de trabalho que tenha espaço para o monitoramento contínuo do fluxo de caixa. Quanto mais você demorar para conferir os dados lançados, mais difícil tende a ser a identificação de um eventual erro.
Se passar uma semana ou mais, você poderá perder muito tempo revisando item por item no fluxo para encontrar algum lançamento equivocado. Portanto, faça um acompanhamento diário, conferindo cada registro com rigor.
Se não puder, tente estabelecer uma conferência de dois em dois dias, ou uma vez por semana. Porém, tenha a consciência de que se houver um erro ou falta de um lançamento, pode ser preciso olhar todos os registros de dois dias atrás ou da última semana. Basicamente, quanto maior o intervalo de conferência, maior tende a ser o trabalho para verificar os dados do fluxo.
3. Não definir um colaborador para acompanhar o fluxo
É importante encarregar um colaborador para realizar o lançamento, de modo que a ferramenta não seja posta de lado para ser preenchida apenas quando alguém tiver tempo ou se lembrar dela.
Ter uma pessoa responsável aumenta a chance de manter a periodicidade correta do registro, além de ajudar na identificação de erros — pois o encarregado tem maior familiaridade com a ferramenta. Contudo, é importante que um gestor confira os dados para confirmar que estão corretos e refletem a realidade da loja de material para construção.
4. Não usar histórico do fluxo de caixa para previsão
Em vez de tentar intuir uma estimativa de vendas, é possível empregar o fluxo de caixa para obter dados que ajudam a montar a previsão de compra e de venda.
Por exemplo, ao analisar fluxos de diferentes meses de anos anteriores, dá para checar em quais épocas houve maior volume de aquisição de produtos por parte da loja e em quais períodos o cliente comprou mais.
Com essas informações, é possível reforçar o estoque para quando um período de sazonalidade estiver próximo. Inclusive, dá para programar uma compra maior a fim de obter desconto.
O fluxo de caixa ajuda a entender como anda a saúde financeira da loja de material para construção, permitindo acompanhar e conter os gastos. Também pode ser usado em conjunto com outros instrumentos, como o orçamento e o controle de estoque. Com o cruzamento dessas informações, a tomada de decisão pode ser otimizada.
