1. O melhor indicador de sucesso da comunicação é a resposta obtida. Se você não tem o retorno desejado, mude conteúdo, formato ou meio de comunicação. A responsabilidade do sucesso na comunicação é do emissor. Normalmente os grandes comunicadores são flexíveis e perceptivos sobre as necessidades das outras pessoas.
2. Direção e alta gerência devem liderar o processo de revisão dos processos de comunicação para identificar ruídos, bloqueios e distorções. O exemplo dos executivos geralmente é seguido por toda a organização. Melhorar a comunicação normalmente demanda tempo, persistência e disciplina e traz enormes ganhos de produtividade e motivação. E isso só é possível quando o exemplo vem de cima.
3. Identifique os vícios de linguagem, palavras a serem evitadas e faça uma campanha de conscientização para toda a equipe. O bom humor ajuda neste processo. Foque nos problemas e não em quem tem o problema. Valorize a melhoria da capacidade de comunicação oral e escrita. Invista em palestras e cursos na empresa e coloque a expressão verbal como item de avaliação profissional.
4. Grande parte dos ruídos e bloqueios na comunicação não está no verbal, nas palavras, e sim no não-verbal, no tom de voz, gestos, posturas corporais. Ou seja, muitas vezes o problema não é o que se fala, mas como se fala. Para eliminar problemas que não são sequer nomeados ou conscientes, é necessário criar um código interno de comunicação, uma cartilha de práticas e valores cotidianos que facilitem a comunicação.
5. Valorize todos os canais de percepção para as mensagens importantes: imagens, gráficos, cores para os visuais; conversa para os auditivos e demonstração prática para sinestésicos, que percebem pelo olfato, tato e paladar.
6. Construir a sintonia no processo de comunicação requer prestar atenção e se comunicar de maneira harmônica com o outro. Se você for flexível e deixar o outro confortável, seu poder de persuasão será maior. O grande comunicador é um bom ouvinte, observador e fundamentalmente empático - percebe o que não foi dito, mas está presente na linguagem não verbal.
7. Identifique as pessoas com quem você tem mais dificuldades de se comunicar, assim como situações nas quais sua comunicação é ineficaz e monte seu plano de gestão de relacionamentos. O importante é você assumir a iniciativa para resolver o problema. E ter a coragem de mudar a sua atitude diante do problema.
8. Um profissional bem sucedido normalmente negocia no ganha-ganha, raramente no ganha-perde - quando eu estou certo e você errado - ou no perde-ganha - você está certo e eu errado. Lembre-se que o perde-perde é para amadores! O ganha-ganha requer buscar boas soluções para todos os lados e, embora algumas vezes seja difícil e trabalhoso, essa solução resguarda as relações para o futuro. E relações duradoras com clientes e parceiros é um capital importantíssimo para qualquer profissional.
9. Reuniões e apresentações eficazes normalmente são objetivas, baseadas em informação confiável e em linguagem acessível ao público. Portanto, coloque-se no lugar de seus interlocutores e pense na melhor estratégia e conteúdo. Se você tem dúvida, discuta com alguém ou pergunte aos receptores.
10. Incentive a cultura e a rotina do feedback na sua empresa e departamento. Isso normalmente traz impacto positivo em todos os indicadores da organização. E quando se estabelece como hábito, ele se torna automático e reduz muito a quantidade de conflitos e mal entendidos na empresa.
André Tadeu Aguiar de Oliveira é autor e ator teatral voltado para teatro-treinamento e é diretor da Central Paulista de Produções e Cursos Livres Ltda.
