A gestão de documentos é uma tarefa burocrática que consome grande parte do tempo produtivo de uma empresa. Dentre as soluções disponíveis, a organização de arquivos digitais tem se mostrado a maneira mais atrativa para aumentar a produtividade nessa área.
Ao importar os documentos para o formato digital, tanto o controle quanto a gestão são facilitadas. Tudo isso em função da facilidade de organização. Como resultado, a empresa pode remanejar os colaboradores para tarefas mais produtivas, focando em questões práticas, como o atendimento ao cliente ou o desenvolvimento de produtos.
Caso tenha interesse em implementar essa forma de gestão de documentos em sua empresa, siga as dicas a seguir!
1. Contrate um fornecedor para a tarefa
Para garantir a gestão de arquivos da forma mais otimizada possível, é importante que a empresa não dependa apenas de seus computadores. A contratação de fornecedores, por exemplo, pode dar acesso a sistemas mais otimizados, práticos e eficientes.
2. Opte pelo armazenamento em nuvem
Confiar apenas nas máquinas do escritório não é o melhor caminho. A tecnologia em nuvem é fundamental para trazer maior organização, mobilidade e segurança para os documentos virtuais.
Por meio dela é possível acessar os arquivos em qualquer lugar, trabalhar em equipe com facilidade e reduzir drasticamente o tempo gasto na burocracia para a entrada e a consulta a documentos.
3. Restrinja o acesso aos documentos
Se todos os colaboradores tiverem acesso aos documentos, provavelmente em algum momento acontecerão acidentes, como a troca de nome de clientes, mudança de posição de pastas, etc. Dessa forma, visando a maior produtividade do sistema, é fundamental que apenas alguns funcionários possam alterar os arquivos digitais.
4. Monte uma estrutura de pastas
Outra forma eficiente de aumentar a organização dos documentos digitais é por meio de estruturas de pastas. A ideia é criar níveis de organização em função do conteúdo do arquivo.
Desse modo, a pasta “cliente” seria usada para armazenar todas as informações de clientes. Dentro dela, poderia existir a “clientes A”, que listaria os compradores que tem o nome iniciado pela letra “A”.
5. Nomeie corretamente cada arquivo
O grande diferencial dos arquivos digitais é que eles podem facilmente ser guardados, alterados e encontrados. Mas, para acelerar o processo, é importante que cada documento tenha, em seu nome, informações relevantes, como data de emissão, nome do cliente, tipo de operação, natureza da emissão, etc.
6. Use “tags” para facilitar a organização de arquivos digitais
Fazer uso de títulos longos não é uma boa estratégia para quem quer aumentar a produtividade da empresa. Portanto, um quadro de tags, ou abreviações, é uma ferramenta interessante. Para não escrever “pagamento”, é possível utilizar, por exemplo, “pag”.
7. Sempre siga as regras definidas
Por mais que a organização de arquivos digitais comece a dar resultado na empresa, é fundamental que as regras delimitadas sejam sempre seguidas. O descuido em relação a isso pode levar a morosidade nos processos e perda gradual de ordem e produtividade.
Tenha acesso aos conteúdos exclusivos do Programa Avançar, feitos para ajudar você a impulsionar o seu negócio! Cadastre-se em nosso portal e confira.
