Converter o acervo em papéis de uma empresa para documentos digitais representa uma série de benefícios, diretos e indiretos, um deles é o cumprimento de exigências fiscais e tributárias. Por exigência do SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital, toda empresa deve armazenar cópias das notas fiscais emitidas por 5 anos em formato digital — entre outros documentos.
Entretanto, mais do que cumprir a lei, sua empresa vai garantir um considerável aumento nas receitas, bem como finanças mais equilibradas, tudo por causa das razões que destacamos a seguir:
1. Mais controle sobre os documentos
A estocagem de documentos em papel representa um enorme desafio para manter o controle e a organização. Por mais que itens como pastas e fichários ajudem a catalogar arquivos trabalhistas, fiscais e contábeis, é certo que, na hora de localizar um documento, haverá muito trabalho.
Ao digitalizar tais arquivos, sua empresa aumenta exponencialmente as possibilidades de controle. Ter o domínio sobre toda a documentação — principalmente das notas fiscais — é muito importante para atender inclusive às exigências dos fiscais da Receita em ações de rotina.
2. Redução de custos com documentos digitais
Provavelmente é na menor demanda por papel e material de escritório que sua empresa vai sentir mais imediatamente a redução nos custos a partir da geração de documentos digitais. No entanto, essa redução pode ser percebida de outras formas, como na exigência por menos espaço.
Esses espaços podem abrigar novas atividades ou mesmo servir para a instalação de novos equipamentos destinados ao aumento na produtividade. Tudo vai depender do tipo de negócio e da sua capacidade de aproveitar, de forma econômica, o que antes ocupava suas instalações e consumia recursos.
3. Aumento na produtividade
Quando se utiliza a forma arcaica de organização de documentos em papel, cria-se um inconveniente, caso seja necessária uma consulta. Nesse caso, o tempo gasto procurando por registros que nem se sabe se ainda existem é precioso, e poderia ser empregado em atividades mais produtivas ou estratégicas.
Dessa forma, ao evitar a procura infrutífera por registros em papel, a empresa cuja documentação está em formato digital ganha também na produtividade dos seus colaboradores.
4. Processos mais organizados
Vamos imaginar que o seu negócio está ligado ao setor do ensino. Isso significa que será necessário lidar com fichas, cadastros e documentos escolares dos alunos o tempo todo, certo? Não seria melhor se parte desses registros fosse digital, eliminando a necessidade por buscas em gavetas e armários a cada vez que um aluno fizer a matrícula ou abrir um processo escolar?
Essa é outra vantagem dos documentos em formato digital. Em empresas com processos repetitivos, como registros de alunos e consultas a documentos, trata-se do fim de um verdadeiro gargalo de produção.
Portanto, considere desde já a possibilidade de tornar seus documentos digitais e faça parte das empresas que estão à frente da concorrência nesse quesito. Seu negócio economiza, ganha competitividade e, não menos importante, dá uma valiosa contribuição para a preservação dos ecossistemas!
