Gestão Operacional

Backoffice: O que é, qual a importância e as vantagens

A imagem mostra um teclado de notebook com um botão escrito "backoffice".

O que você precisa saber:

O backoffice de uma empresa é formado por todo departamento que trabalha por trás dos departamentos que te contato com o público para garantir que ela funcione;
Toda empresa tem benefícios com um departamento de backoffice;

Estabelecer metas e objetivos e fazer um planejamento é fundamental para uma boa gestão de backoffice.

Toda empresa precisa se dividir em diversas áreas para conseguir funcionar durante seu dia a dia. E, para que tudo funcione, geralmente existe uma área que fica por trás de todos os departamentos, cuidando e apoiando para que todas as atividades da empresa sejam feitas da maneira certa: o backoffice.

O departamento, cujo nome vem de um termo inglês que, em tradução livre, significa "escritório de trás", é fundamental para melhorar processos administrativos de um negócio e pode ser a solução para os problemas que sua empresa enfrenta.

Nesse artigo, nós do Programa Avançar vamos te contar tudo o que você precisa saber sobre o backoffice! Leia agora!

O que é backoffice?

Quando falamos sobre uma empresa, sabemos que existe uma parte dela que lida com os clientes, atendendo-os, fazendo vendas, recebendo pagamentos e prestando serviços.

Esses departamentos que lidam diretamente com o público são conhecidos como front office —– em tradução livre, o escritório da frente.

Porém, para que esses departamentos funcionem, é preciso que outros departamentos trabalhem para garantir que o front office funcione.

É aí que está o backoffice: são os departamentos que, apesar de não lidarem diretamente com o público, são fundamentais para que a empresa possa ter um relacionamento com o consumidor e consiga fazer suas vendas.

Por exemplo, o funcionário que atua no caixa descobre que seu computador está quebrado na hora de receber um pagamento. Então, é preciso acionar o profissional de TI da empresa, que será responsável pelo conserto daquele computador para que o caixa possa fazer a cobrança do cliente.

Nesse caso, o departamento de TI é o departamento de backoffice da empresa, enquanto o caixa faz parte do front office.

Quais áreas são consideradas backoffice?

Os departamentos backoffice são aqueles que prestam apoio para a front office da empresa.

Mas, é preciso saber qual a atividade principal da empresa antes de afirmar quais são os departamentos backoffice dela: uma indústria, por exemplo, tem como seu backoffice quem não atua na produção da fábrica, ou seja, em departamentos administrativos, enquanto um escritório de contabilidade tem departamentos relacionados à contabilidade como front office.

Entre os departamentos que podem ser backoffice de um negócio estão:

Departamento Administrativo;
Departamento Financeiro e Contábil;
Departamento Jurídico;
Departamento de Recursos Humanos;
Departamento de TI;

Departamento de Logística;
Departamento de Marketing.

Por que ter departamentos de backoffice na empresa?

É importante entender por que ter um backoffice em sua empresa pode garantir o sucesso do seu negócio.

Esses departamentos são uma maneira de evitar que a empresa tenha problemas que possam atrapalhar o seu funcionamento, já que todo problema, por menor ou isolado que seja, pode interferir na rotina de todas as outras áreas.

É mais fácil evitar problemas quando todas as rotinas são padronizadas e existem profissionais responsáveis por identificar falhas e propor soluções para resolvê-las. Essa é uma das funções dos departamentos backoffice: monitorar lacunas e agir antes que empecilhos atrapalhem a rotina da empresa.

Ter departamentos de backoffice na empresa também garante o equilíbrio e a sintonia entre as áreas, já que são esses departamentos que mantém as engrenagens da empresa funcionando.

Além disso, o backoffice também é uma maneira de oferecer um atendimento eficiente ao cliente: são esses departamentos que vão garantir que produtos estejam em estoque, que o site da empresa funcione, que os produtos sejam entregues dentro do prazo estimado e que os serviços sejam prestados de maneira eficiente.

Toda empresa deve ter um backoffice?

Sim! Mesmo pequenos negócios podem se beneficiar do backoffice e das vantagens oferecidas por ele.

Quando falamos sobre backoffice em micro e pequenas empresas, não falamos necessariamente sobre ter departamentos inteiros dedicados às atividades de apoio: ter um ou mais funcionários que se dedicam a trabalhar nos bastidores da empresa, garantindo o seu bom funcionamento, já é ter um backoffice.

Como fazer uma boa gestão de backoffice?

Fazer uma boa gestão de backoffice é uma maneira de melhorar os resultados da empresa. Com isso, os processos se tornam mais alinhados, o que faz com que o front office funcione melhor e acabe deixando os clientes satisfeitos.

Por isso, para garantir o bom funcionamento do backoffice, é preciso:

Realizar o planejamento e possuir metas e objetivos

O planejamento é um dos pilares de um bom backoffice: sem ele, o setor não tem direcionamento, funcionando de maneira errada e perdendo sua utilidade.

Por isso, é importante realizar o planejamento das atividades da empresa e estabelecer metas e objetivos. Isso garante que todos os funcionários trabalhem seguindo os planos, em ações coordenadas, e busquem atingir os resultados esperados.

E lembre-se de sempre estabelecer metas realistas, que se adequem às possibilidades da empresa, de seu ambiente e de seus colaboradores.

Estabelecer indicadores de desempenho

Através dos indicadores de desempenho, ou KPIs, é possível medir a produtividade dos funcionários, identificar possíveis problemas e buscar maneiras de resolvê-los. Isso não é diferente no backoffice.

Depois de estabelecer as metas e os objetivos e realizar o planejamento para atingi-los, é necessário saber quais indicadores de desempenho serão utilizados para monitorar se a empresa está indo bem no caminho para atingir essas metas.

Alguns dos indicadores que podem ser utilizados são o de produtividade, satisfação do cliente e turnover.

Capacitar os colaboradores do backoffice

A eficiência do backoffice está diretamente ligada aos profissionais que trabalham nesses departamentos. Por isso, é importante ter uma equipe bem treinada e coordenada atuando na área.

Buscar maneiras de capacitar esses funcionários, oferecendo treinamentos para aprendizado de novas tecnologias ou incentivando o aprendizado através de bônus ou descontos em cursos, é uma maneira de garantir que a equipe esteja bem treinada e seja capaz de atender as expectativas de seu trabalho.

Além disso, essa é uma maneira de demonstrar que a empresa valoriza seu funcionário – e colaboradores que se sentem incentivados desempenham melhor suas funções.

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