Muitas vezes, uma reunião eficaz ajuda a vender ideias e serve como berço de uma proposta inovadora ou solução para determinado desafio da empresa. Contudo, alguns erros podem prejudicar o encontro, gerando poucos benefícios para os envolvidos. Um deles é o excesso!
Para você ter uma ideia, um gerente gasta em média 21 horas por semana em reunião. Mas boa parte desse tempo poderia ser aplicada em outra atividade estratégica se todo encontro fosse bem organizado.
Nesse ponto, vale aquela máxima: a qualidade é mais importante do que a quantidade. Isso não só poupa o tempo da equipe como também previne que haja informação desencontrada.
Para ajudar você a fazer reuniões eficazes, separamos algumas dicas. Não deixe de conferir!
Convidar apenas os interessados
Para simplificar a reunião, o ideal é convidar somente os interessados. Evite a tentação de chamar o maior número possível de colaboradores, mesmo que o intuito seja informar a todos sobre uma decisão tomada. Isso pode ser feito depois, com um comunicado via e-mail, por exemplo.
Um grupo muito grande pode gerar divagações e tornar a reunião longa demais. Por outro lado, quando estão presentes apenas aqueles que realmente têm algum impacto sobre o tema trabalhado, você ganha em eficiência.
Elaborar uma pauta
Também é preciso restringir o assunto a ser abordado na reunião. Isso faz com que ela seja mais direta e evita uma longa exposição, que toma muito tempo.
Para não precisar explicar novamente o que já foi discutido, é recomendado desenvolver uma pauta com o que será abordado e repassá-la à equipe com antecedência.
Nesse material, é preciso esclarecer o tópico proposto e seu contexto. Desse modo, os participantes já vão chegar à reunião preparados e poderão focar na solução do problema apresentado ou na discussão do tema definido.
Evitar interrupção
Por mais breve que seja, esse tipo de obstrução quebra a concentração de quem está participando. Também permite que a equipe desvie sua atenção — dando uma olhada rápida no celular, levantando para pegar um café… Consequentemente, retomar o clima anterior pode ser difícil.
Não há como prever uma interrupção, mas é possível evitá-la com algumas medidas. Por exemplo, fazer a reunião com horário marcado em uma sala apropriada, onde não haja trânsito de pessoas.
Seguir o código de conduta
Ainda que um ambiente de reunião possa parecer descontraído em algumas ocasiões ou empresas, é importante manter o código de conduta da organização.
Ou seja, preze a sua imagem profissional e evite exagero ao se relacionar com os colegas. Afinal, vocês estarão tratando de assuntos profissionais, relevantes para a organização. É preciso pensar duas vezes antes de fazer qualquer brincadeira, para não cometer nenhuma gafe que coloque em risco a harmonia do grupo.
Além das dicas acima, é necessário buscar outras estratégias que possam tornar as reuniões eficazes. Nesse caso, vale considerar o uso uma ferramenta tecnológica, como a videoconferência. Também deixe claro quem será o responsável pela atividade tratada, pois assim é possível cobrar o resultado e acompanhar o status do que foi definido.
Por falar em reuniões, que tal aproveitar para descobrir os espaços do Santander que podem ser usados por empreendedores para um encontro ou trabalho em equipe?
