As reuniões realizadas à distância tornaram-se muito comuns no contexto da pandemia e tudo mostra que vieram para ficar. No entanto, assim como ocorre nas reuniões presenciais, é preciso cuidado para que esses encontros sejam realmente produtivos. Por isso, seja para se reunir com a equipe, com fornecedores ou com clientes, ao pensar em convocar uma reunião online, vale a pena investir em uma boa preparação, seguindo esse passo a passo:
Defina os objetivos e participantes da reunião
Pense com clareza no que deseja conseguir como resultados da reunião. Vale, inclusive, escrever estes objetivos. Liste as pessoas que precisam participar, indicando, claramente, qual a contribuição ou função de cada uma na reunião. Isso ajuda a identificar quem, realmente, precisa ser envolvido, evitando participações desnecessárias (o que gera perda de tempo) e, também, a falta de alguém que detém a informação necessária para a tomada de decisão (o que compromete os resultados esperados).
Prepare uma pauta
Elenque todos os assuntos que serão tratados e em que ordem. Compartilhe esta informação com todos os participantes antes da reunião, para que todos saibam para que aquela reunião está sendo realizada e se preparem, reunindo dados, atualizando os status das tarefas etc. Caso a reunião tenha apenas um tema, desdobre-o nos principais pontos, para ajudar a organizar a conversa e, também, evitar que algo fique de fora.
Evite problemas com a plataforma utilizada
Garanta que todos os participantes tenham acesso à plataforma utilizada para a reunião de forma antecipada. Isso evita que alguém tenha de realizar uma instalação de aplicativo durante o tempo previsto para a reunião, causando atrasos e dispersão. Importante, também, que todos saibam manejar as principais ferramentas (como desligar o áudio, ligar a câmera, compartilhar tela, pedir para falar etc.). Peça para alguém da equipe que tenha bom domínio da plataforma para orientar os demais.
Seja pontual, do início ao fim
Entre cinco minutos antes na plataforma para receber os participantes e garantir que a reunião comece no horário combinado. Controle, também, o tempo dedicado a cada tópico e estimule participações objetivas e diretas. Alerte o grupo quando os assuntos se estenderem além do necessário. O ideal é finalizar no horário combinado. Caso seja extremamente necessário continuar, consulte se todos os envolvidos na temática em debate podem permanecer, liberando os demais. Mostrar respeito pelo tempo de todos é algo que demonstra diretamente o valor do trabalho de cada um. Reuniões que se alongam desnecessariamente ou por desorganização acabam desmotivando equipes, incomodando fornecedores ou gerando uma má impressão em clientes.
Apresente os participantes
Caso os participantes não se conheçam, antes de dar início à reunião propriamente dita, faça a apresentação de todas as pessoas que estão participando. Isso evita que cada um tenha de se apresentar, o que acaba consumindo muito tempo.
Atue como um mediador
É comum, em reuniões virtuais, que os participantes fiquem calados, esperando outra pessoa se manifestar e, após alguns segundos de silêncio, várias pessoas decidam falar ao mesmo tempo, tornando impossível entender o que está sendo dito. Atue como um mediador, passe a palavra para determinada pessoa e vá guiando a reunião para que ela tenha um bom ritmo e não se torne confusa.
Atenção à sua postura
Não perca de vista que sua equipe de profissionais, seus clientes ou fornecedores devem se sentir inspirados e confiantes em você. Por isso, cuide da sua imagem pessoal na reunião à distância e, também, da forma como você se comunica. Demostre segurança e tranquilidade e garanta espaço de fala para todos. E lembre-se: a reunião de equipe pode – e deve – ser usada para feedbacks positivos, mas jamais para dar um feedback negativo para um determinado profissional. Para um feedback construtivo ser efetivo, ele deve ser feito em uma conversa particular.
Avalie pontos de melhoria
Ao finalizar a reunião, faça uma rápida avaliação analisando itens como: A reunião cumpriu seu objetivo? Faltou tempo para algum assunto? As pessoas participaram como esperado? Houve problemas no acesso à plataforma? Identifique as causas do que não ocorreu como desejado e tente corrigir na próxima vez.
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