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Progressivamente, o home office vem integrando a realidade e o planejamento estratégico das empresas. Trabalhar remotamente, inclusive, vem sendo um pedido cada vez mais frequente entre os novos profissionais, que procuram balancear sua vida pessoal com a profissional de maneira equilibrada.
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Os líderes, portanto, precisam se adaptar ao novo modelo de gestão: saber gerenciar e, mais do que isso, motivar uma equipe que trabalha a distância. O processo é desafiador, porém, de grande aprendizado para os gestores.
Por onde começar
1) Definir um sistema de comunicação
Se em escritórios existem, muitas vezes, problemas de comunicação, remotamente o problema pode ser ainda maior. Por isso, é necessário definir com a equipe, antes de começar a trabalhar, um sistema de comunicação claro. Cabe ao líder decidir como será feita a troca de informações e enfatizar aos liderados a importância de todos os membros da equipe se manterem atualizados – e atentos – aos novos informes ao longo do dia. Também é papel do gestor assegurar que todos os colaboradores entenderam determinada mensagem – fazer uma checagem com cada funcionário, ao menos no início do dia, pode ajudar.
2) Promover a gestão do conhecimento
Outra maneira de ajudar na compreensão dos colaboradores é promovendo a gestão do conhecimento entre eles. Ou seja, criar um canal no qual cada funcionário consiga acessar explicações acerca de processos comuns à área, sem a necessidade de ficarem perguntando a todo momento por algo que não saibam. O líder deve reunir tudo o que a equipe faz e as principais dúvidas já elencadas e criar um documento no qual o profissional consiga orientar-se. Tudo isso, claramente, sempre deixando a porta aberta para eventuais novas dúvidas.
3) Faça chamadas em grupo
Diariamente, o líder deve fazer, de preferência no início do expediente, uma chamada em grupo. Nela, cada membro da equipe pode compartilhar suas tarefas, o que está fazendo, o que já fez no último dia e até mesmo eventuais obstáculos que está enfrentando para concluir determinado projeto. É importante deixar esse canal aberto durante todo o dia para que os funcionários possam trabalhar de forma colaborativa e para acompanhar as entregas das demandas da área. Nunca, em nenhuma hipótese, o gestor pode excluir um dos membros da conversa.
4) Especifique prazos
A prática do home office está relacionada a horários mais flexíveis, no entanto, existem prazos e metas a serem cumpridos assim como no trabalho presencial. O líder deve, portanto, passar os prazos, horário de trabalho e objetivos de maneira clara e direta. As regras devem ser precisas e de fácil compreensão.
5) Promova encontros periódicos quando possível
Trabalhando longe todos os dias, a equipe deve ter momentos de interação pessoal. Seja uma reunião semanal, quando possível, ou, em último caso, um encontro anual: os membros precisam interagir entre si para criarem conexões de valor. Quando o profissional percebe que possui toda uma equipe do seu lado, fica muito mais motivado a continuar fazendo bem sua função. Claramente, a periodicidade dependerá da natureza de cada negócio e da localização de cada funcionário, mas criar encontros para fomentar o contato entre os membros é mais do que necessário para a evolução da área como time.
