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Nota Fiscal Avulsa: O que é, as diferenças da NF-e e como emitir

A imagem mostra um bloco de nota fiscal para ser preenchido de maneira manual.

O que você precisa saber: 

  • A nota fiscal avulsa (NFA) é uma ótima opção para pessoas que não tem CNPJ, mas ainda assim precisam emitir nota para seus clientes; 

  • Para emitir a NFA, é preciso pedir autorização para a Secretaria da Fazenda de cada estado; 

  • É preciso se atentar, pois nem todos os estados emitem esse tipo de nota. 

Fazer a contabilidade da própria empresa envolve uma série de conceitos e documentos que precisam ser compreendidos. Um deles é o de Nota Fiscal Avulsa (NFA), um documento muito útil para fazer vendas para clientes que exigem a emissão de nota fiscal.  

Nesse artigo, nós do Programa Avançar vamos te mostrar tudo o que você precisa saber sobre a Nota Fiscal Avulsa. Continue lendo! 

O que é Nota Fiscal Avulsa? 

Toda nota fiscal é um documento que comprova a venda de um produto ou uma prestação de serviço. 

Mas, existem diferentes tipos de nota fiscal, que tem diferentes propósitos, e uma delas é a Nota Fiscal Avulsa. 

A Nota Fiscal Avulsa é um tipo de nota fiscal que pode ser usada por empreendedores que ainda não possuem CNPJ, que não são obrigados a emitir nota ou que não fazem tantas vendas por mês. 

Essa nota tem campos semelhantes aos da nota fiscal comum e pode ser emitido tanto virtualmente quanto em papel. 

Qual a diferença entre Nota Fiscal Avulsa e a Nota Fiscal? 

Tanto a Nota Fiscal Avulsa quanto a Nota Fiscal (NF) têm valor legal e são usadas para comprovar compras e prestações de serviços. 

Só que enquanto a NFA pode ser emitida por empreendedores que possuem CNPJ, por quem é MEI e por empreendedores que ainda não possuem registro formal, a NF – tanto a Nota Fiscal de Serviços, quanto a de Produtos e Mercadorias e a de Consumidor – só podem ser emitidas por empresas e empreendedores que já tem CNPJ. 

Ou seja, se você é um empreendedor e precisa emitir uma nota fiscal, mas ainda não tem um CNPJ, você pode emitir uma Nota Fiscal Avulsa. 

Quais são as vantagens e desvantagens da Nota Fiscal Avulsa? 

Usar a NFA traz vantagens para quem precisa emitir notas, mas também tem suas desvantagens. 

Entre as vantagens de usar a Nota Fiscal Avulsa estão: 

  • Permitir que empresas que ainda não tenham se formalizado façam negócio com empresas que exigem a emissão de nota fiscal de seus fornecedores; 

  • Mais segurança na emissão e elaboração do documento; 

  • Permitir que a empresa tenha um registro de suas transações comerciais. 

Já entre as desvantagens, é preciso se atentar a: 

  • Falta de um padrão nacional para emitir a NFA; 

  • Necessidade de contatar a Secretaria da Fazenda do Estado para consultar quais as exigências para a emissão da nota; 

  • É necessário fazer a solicitação de nota por nota e preenchê-las individualmente a cada vez que precisar emitir NFA; 

  • Não é possível pedir a alteração da Nota Fiscal Avulsa em caso de erros, sendo necessário o cancelamento da nota. 

Quem pode emitir a Nota Fiscal Avulsa? 

A emissão da NFA é permitida para: 

  • Profissionais que ainda não possuem CNPJ; 

  • Pessoas físicas que precisam emitir uma nota depois de prestar algum serviço ou vender algum produto; 

  • Profissionais liberais; 

  • Autônomos; 

  • Freelancers

  • Microempreendedores individuais; 

  • Micro e pequenas empresas que são dispensadas da emissão de nota fiscal devido às suas atividades. 

Em que situações posso usar a Nota Fiscal Avulsa? 

Você pode usar a NFA quando: 

  • Prestar um serviço para uma empresa que exige emissão de nota fiscal de seus fornecedores; 

  • Fazer uma venda para uma empresa que exige emissão de nota fiscal de seus fornecedores; 

  • Só fizer vendas ou prestações de serviço esporádicos. 

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Quais os tipos de Nota Fiscal Avulsa? 

Existem dois modelos diferentes de NFA-e: 

  • Modelo 55: Tem emissão e armazenamento eletrônicos e é enviada ao remetente através de um arquivo XML; 

  • Modelo 1-A: É eletrônica, mas a sua versão impressa é a que vale como documento fiscal. 

Como emitir uma Nota Fiscal Avulsa? 

A emissão de Nota Fiscal Avulsa Eletrônica varia de estado para estado. Alguns estados, inclusive, nem oferecem essa alternativa. 

Por isso, é preciso consultar a Secretaria da Fazenda do estado onde você faz vendas ou presta serviços para começar o processo de emissão da NFA-e. 

Mas, sua emissão geralmente segue alguns passos semelhantes em todos os estados. São eles: 

  1. Pedir autorização na Secretaria da Fazenda 

Cada Secretaria da Fazenda (Sefaz) tem suas próprias regras, por isso, é preciso pedir autorização à secretaria do seu estado antes de fazer a emissão da NFA-e. 

Cada NFA é solicitada individualmente, então é preciso repetir a solicitação toda vez que você tiver que emitir uma nova Nota Fiscal Avulsa. 

  1. Realize seu cadastro no site da Secretaria da Fazenda 

Depois de receber a autorização da Secretaria da Fazenda, cadastre-se no site para usar a plataforma. 

É um cadastro único e que pode exigir diferentes documentos, que variam de acordo com sua atividade econômica e qual estado você está se cadastrando. 

Geralmente, as empresas precisam apresentar: 

  • Cadastro Fiscal (CF); 

  • Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ); 

  • E o documento de identificação (RG e CPF) do titular da empresa. 

Já para que pessoas físicas emitam a NFA-e, geralmente é pedido: 

  • Cadastro de Pessoa Física (CPF); 

  • Carteira de Identidade (RG); 

  • Comprovante de residência. 

  1. Preencha o formulário da Nota Fiscal Avulsa  

Depois da autorização e do cadastro, é preciso preencher o formulário para a emissão da Nota Fiscal Avulsa. 

Aqui, é preciso informar todos os dados os dados requisitados pelo sistema, como a descrição do produto ou serviço prestado, os dados do fornecedor e do comprador, a data da compra, os impostos e os dados do item vendido, entre outros que são solicitados pelo sistema.  

  1. Acompanhe a análise e aprovação 

A emissão da NFA não é instantânea: é preciso aguardar a sua liberação pelo sistema. 

Depois do preenchimento do formulário, o sistema dá um número de protocolo e uma senha para acompanhar o pedido.  

Geralmente, a análise do formulário é feita em dois dias. Caso tudo esteja certo, a nota é gerada e é possível enviá-la para o cliente. 

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