Quanto tempo e esforços a sua empresa já desperdiçou em reuniões improdutivas? De acordo com uma pesquisa da consultoria de recrutamento Robert Half, 25% do tempo investido em reuniões são considerados inúteis pelos profissionais.
Muitos elementos podem influenciar negativamente no desempenho de uma reunião e, consequentemente, dificultar o alcance dos objetivos. Para que a sua empresa torne os encontros entre líderes e executivos mais produtivos, compilamos a seguir quais são os 5 erros que devem ser evitados. Confira:
1. Não controlar o horário
As agendas dos profissionais são lotadas de tarefas e atividades e, portanto, é muito importante que os horários da reunião sejam respeitados. Para isso, não deixe de controlar o relógio. Se você está liderando um encontro em que não é possível olhar para o celular, por exemplo, tente combinar com algum colega para que ele o auxilie neste controle.
2. Convidar muitas pessoas
De acordo com a famosa 'Regra das duas pizzas', sugerida pelo fundador da Amazon, Jeff Bezos, uma reunião não deve ter mais pessoas que podem ser alimentadas por duas pizzas. Assim, o grupo é capaz de simplificar o processo de tomada de decisão.
3. Permitir que membros controlem as discussões
Para ser uma experiência produtiva, é importante que os debates sejam construídos por diferentes pontos de vista. Portanto, se alguém estiver dominando as discussões, é papel do líder estimular os outros membros a darem suas opiniões e argumentos. Para isso, ele pode, primeiro, permitir que todos façam seus comentários e, depois, perguntar diretamente aos que ficaram quietos.
4. Usar o celular excessivamente
Priorizar os seus e-mails, mensagens e as redes sociais durante uma reunião pode ser um erro gravíssimo, pois demonstra falta de comprometimento. Caso você esteja esperando uma ligação ou uma notícia importante para os negócios, peça licença aos membros e resolva o tema fora da sala.
5. Tolerar tópicos fora da pauta
Para evitar que o tempo seja desperdiçado com assuntos que não estavam previstos na agenda, prepare bem a pauta da reunião e certifique-se de que os membros tenham conhecimento dela. Ao surgirem temas fora da programação, anote-os e sugira que eles sejam abordados numa próxima ocasião ou via e-mail.
