Se para você não estão muito claras as razões que poderiam justificar a adesão a essa tecnologia, talvez uma resposta esteja na sua própria contabilidade. Em primeiro lugar, a escrituração digital já é uma realidade. O SPED Fiscal está em expansão, priorizando a digitalização de procedimentos que antes consumiam quantidades colossais de papel, fora o espaço demandado.
Isso significa que a documentação em papel está cada vez mais em desuso, até mesmo para cumprir com as obrigações junto ao fisco, por isso, sua empresa não pode e nem deve ficar para trás.
Neste artigo salientamos as vantagens que a computação em nuvem pode gerar, inclusive em termos de produtividade. Ficou interessado e quer saber o que fazer para aproveitar seus recursos? Confira:
Redução de custos e despesas
A vantagem direta da gestão de documentos na nuvem é justamente eliminar a necessidade de armazenar documentos físicos. Menos papel e mais espaço só podem significar menos despesas, primeiro pelos gastos menores na compra de formulários, pastas e itens de papelaria.
Além disso, sua empresa pode aproveitar o espaço para investir em novos produtos, serviços ou mesmo em expandir suas atividades para outros segmentos. Se você gerencia um curso, por exemplo, quanto mais você armazenar seus documentos em nuvem, mais espaço terá para receber novos alunos ou mesmo oferecer ensino a distância.
Reforço de segurança
Papéis mantidos em locais pouco acessados são um convite para problemas que podem ser eliminados quando sua empresa passa seus registros para a nuvem. Nem mesmo eventuais quedas em servidores comprometerão a segurança dos dados, desde que você tenha um backup.
Outro recurso que aumenta ainda mais a segurança é a criptografia de dados, o que neutraliza a ação de hackers mal-intencionados e de vândalos digitais.
Aumenta a mobilidade e a agilidade
Por meio de smartphones, você tem na palma da mão acesso a todo tipo de informação relevante, inclusive as que dependem de acesso a documentos sigilosos. Manter documentos na nuvem garante que eles estarão disponíveis a qualquer hora e lugar. Para isso, você só precisa de um dispositivo, não importa qual seja, com acesso Web.
Melhora a comunicação
Outro aspecto que melhorou sensivelmente é a comunicação. Por exemplo, repartições públicas, escritórios de advocacia e de contabilidade, com a nuvem, podem acessar documentos com muito mais agilidade, inclusive integrados a softwares de comunicação.
Portanto, a gestão de documentos na nuvem é um avanço também para o trabalho em equipe. Todos podem acessar e visualizar documentos ao mesmo tempo, o que representa mais produtividade em função da comunicação sem intermediários.
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