A tecnologia veio para redefinir processos em diferentes áreas. Observamos uma transformação significativa, por exemplo, nos meios de comunicação. Essas novidades têm ampliado o desenvolvimento de setores como saúde, infraestrutura e, também, gestão de negócios. É aí que entram as ferramentas de produtividade.
Você conhece as principais e sabe como adotá-las no seu negócio? Caso ainda não esteja se beneficiando desses recursos tecnológicos, pode estar perdendo em competitividade. Confira as dicas que apresentamos neste artigo!
1. Softwares de gerenciamento
Os softwares de gerenciamento de projetos são ferramentas excelentes para organizar e controlar fluxos de trabalho. O objetivo é fazer com que os processos sejam eficientes, ou seja, que atinjam o resultado esperado usando recursos na medida certa, sem desperdícios. O aumento da produtividade é outro reflexo da adoção de sistemas de otimização das tarefas.
Só que o gerenciamento de projetos pode ser feito de acordo com diferentes métodos. Um dos mais efetivos é o 5W2H. Esses números e letras estão associados a sete perguntas que precisam ser respondidas por gestores antes da organização dos processos:
- What? — O quê?
- Why? — Por quê?
- Who? — Quem?
- Where? — Onde?
- When? — Quando?
- How? — Como?
- How much? — Quanto custa?
Aí está: 5W2H. Essa metodologia foi estabelecida pela indústria automobilística japonesa, consagrada como uma das mais eficientes e produtivas. A boa notícia é que você não precisa ter uma grande estrutura administrativa e operacional para se beneficiar desse mecanismo de gerenciamento de projetos.
Hoje, há uma série de instrumentos de produtividade que facilitam a organização dos projetos. Um deles é o Google Sheets, que permite ao usuário montar planilhas com base nas suas necessidades. Ou seja, tendo definido o fluxo de trabalho, você pode usar esse recurso para controlar atividades e resultados (como cronogramas, orçamentos, entre outros). Vale reforçar que o Google Sheets é gratuito.
Outra ferramenta sem custo no plano básico, e também muito utilizada, é o Trello. Uma plataforma que utiliza cards (cartões; cada cartão é uma tarefa), que podem ser movidos ao longo de um fluxo de trabalho pré-definido. Desta forma, o Trello permite a melhor visualização das atividades, dos processos e do projeto como um todo. O aplicativo é baseado na nuvem e você pode organizar os seus colaboradores em times, ficando tudo online e disponível (conforme o acesso que você der para cada membro da equipe) 24/7. Além disso, ele pode ser utilizado tanto no desktop quanto no mobile.
2. Aplicativos de comunicação
A comunicação instantânea faz parte da nossa rotina pessoal. No trabalho, entretanto, é comum que sejam priorizados recursos tradicionais e não tão ágeis, como os e-mails. Com os aplicativos de comunicação entre funcionários, é possível encurtar processos de transmissão de informação.
As equipes podem utilizar o WhatsApp, o Skype ou o Messenger para se comunicar melhor sim, por serem aplicativos muito populares e que estão sempre à mão. Mas o ideal é optar por um aplicativo específico para a comunicação dentro da empresa. Afinal, esses famosos aplicativos de mensagem vão acabar misturando a comunicação pessoal com a profissional e, por isso, provocam muita distração.
Se a ideia é adotar um canal de comunicação específico para as equipes de trabalho, a opção pode ser o Slack. Mesmo na versão gratuita, o Slack é muito eficiente. Mas é possível também contratar outros planos, para ter acesso a mais funcionalidades.
3. Aplicativos de produtividade
Para aumentar a produtividade da sua equipe, você precisa acompanhar a realização das atividades do dia a dia, em coerência com os prazos estabelecidos para cada uma delas. Nesse sentido, há ferramentas excelentes que controlam e apontam o tempo gasto na concretização de cada tarefa.
Um serviço que atende a essa necessidade é o HashTrack, uma plataforma em que é possível cadastrar projetos e verificar o prazo de conclusão de cada tarefa. Nele, é possível também definir metas, o que é fundamental para aumentar a produtividade.
O Moosti é outra opção para controlar o tempo das atividades. O aplicativo utiliza como metodologia a técnica Pomodoro, cujo fundamento é garantir um período de dedicação completa às tarefas (entre 20 a 25 minutos). Na sequência é feita uma pausa e, posteriormente, há uma nova etapa de trabalho, criando um ciclo.
O objetivo do método Pomodoro é eliminar a dispersão e aumentar a concentração no que é de fato importante. A distração e a procrastinação são os alvos a serem enfrentados!
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