Como gerenciar com sucesso um escritório no exterior?

Após a abertura de um escritório no exterior, manter sua produtividade é um desafio para qualquer gestor. A impossibilidade da presença física na rotina pode gerar problemas de comunicação e trazer consequências que atrapalham o projeto de internacionalização do negócio.

É por isso que todo cuidado é pouco na hora de manter a gestão remota de um escritório em outro país. Pensando nisso, apresentamos seis dicas que vão ajudar na comunicação e no gerenciamento do negócio em terras internacionais. Veja!

Escolha uma equipe de confiança

Fundamental para ficar tranquilo com o trabalho que está sendo feito à distância é ter uma equipe na qual se pode confiar. Para estabelecer uma relação de confiança, é preciso conhecer cada funcionário e entender suas habilidades e limitações.

Como é uma relação de mão dupla, você também precisa estar acessível para seus colaboradores. É importante também ficar atento a qualquer diferença cultural que possa aparecer na rotina de trabalho.

Defina um sistema de comunicação

Os maiores problemas de uma gestão remota vêm de ruídos de comunicação. Por isso, defina com a equipe qual canal de comunicação será utilizado oficialmente.

Quando não é possível ter o famoso olho no olho, o funcionário precisa saber como e quando comunicar suas ações e progressos. Além do tradicional e-mail e sistema intranet, é possível usar um software ou aplicativo de comunicação. Opções como o Hangouts e Skype são funcionais.

Use uma plataforma colaborativa

Além de um canal de comunicação, é importante ter espaço para compartilhar o trabalho e integrar as informações. Google Drive, Dropbox e softwares especializados em armazenamento de dados são boas alternativas.

Outra possibilidade é ter um programa que auxilia na gestão de processos. Um bom exemplo é o Trello, que possibilita acompanhar a execução de um projeto, identificando etapas e o responsável por cada tarefa.

Estabeleça prazos e metas

Um risco da gestão remota é a falta de planejamento, que gera improdutividade. Para tornar o serviço no escritório mais orgânico, é indispensável elaborar um plano de atividade.

A definição de um objetivo com prazo marcado ajuda nesse processo. Use o sistema de comunicação e o software de gestão integrada para informar o prazo e conseguir cobrar a conclusão do responsável, caso seja preciso.

Faça reuniões constantes

Ter uma reunião periódica por videoconferência contribui para alinhar a expectativa entre os colaboradores e monitorar a execução de atividades.

Essa também é uma forma de mostrar aos funcionários que o gestor se importa com a execução do trabalho, além de estar disponível para qualquer eventualidade.

Fique atento ao fuso horário

A diferença de fuso pode complicar a vida do gestor. Fica mais difícil encontrar um momento adequado para uma reunião ou para enviar uma solicitação a um funcionário no exterior.

Estar atento ao fuso evita dor de cabeça diante de uma situação emergencial na qual não é possível entrar em contato com o escritório imediatamente.

Crie um organograma

Que tal criar um organograma com nomes e cargos que explique o lugar de cada um no escritório, inclusive dos gestores? Isso otimiza a logística interna do escritório e ajuda novatos, que costumam ficar perdidos.

Essas são algumas práticas eficientes que auxiliam na hora de montar um planejamento de gestão do escritório no exterior. Uma boa comunicação e o entrosamento da equipe são princípios que contribuem para o sucesso da administração à distância e de um projeto de internacionalização.

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