Organização de conteúdos digitais pode afetar produtividade da sua equipe

Hoje em dia, muitas atividades realizadas por uma empresa envolvem o consumo ou geração de conteúdos digitais. Eles são importantes para prestar um bom atendimento ao cliente, realizar uma gestão de compras adequada ou prever o tempo de retorno de um investimento, por exemplo. Para isso, é fundamental que o dado seja encontrado instantaneamente.

Nesse novo contexto, a organização de conteúdos digitais é fundamental. Quer entender como ela afeta a produtividade da equipe e favorece a tomada de decisão? Continue a leitura do artigo e descubra a resposta!

Qual é a importância da organização digital?

O arquivo digital apresenta muitas vantagens em relação ao documento em papel. Ele não ocupa espaço físico e pode ser acessado remotamente, compartilhado ou alterado com facilidade.

Para que a empresa tenha esses benefícios, o conteúdo digital deve estar bem organizado. Quando isso acontece, o usuário entende perfeitamente a lógica do sistema de armazenamento e localiza a informação em instantes, o que favorece a produtividade da equipe.

Quando encontra a informação com facilidade, o colaborador pode responder o cliente imediatamente, por exemplo. Dessa forma, ele garante a satisfação do consumidor. Além disso, não há perda de tempo com a busca por um arquivo armazenado de forma desorganizada.

Em um mundo digital, essa agilidade é de extrema importância, pois permite que o usuário tenha tempo para se dedicar a um projeto mais significativo. Ela também garante que o gestor acesse rapidamente uma informação crítica para tomar uma decisão importante durante uma negociação. Não encontrar o dado necessário a tempo pode significar a perda de uma grande oportunidade de negócio.

Como organizar o conteúdo digital?

Selecionamos algumas dicas que podem ajudar você a organizar seus arquivos digitais. Com esse passo a passo, será mais fácil localizar um dado em instantes, com a agilidade necessária para um bom fluxo operacional. Confira!

1. Defina regras

A organização de conteúdo digital precisa seguir um padrão. É necessário entender que tipo de dado o colaborador busca no dia a dia, a fim de estabelecer um conjunto de regras compatíveis com essa necessidade.

2. Crie uma estrutura de pastas

Para localizar um arquivo rapidamente, a equipe deve saber que existe uma lógica de armazenamento. O ideal é pensar na distribuição de informações como se fosse uma árvore. Os troncos principais levam a outros menores, mas inter-relacionados.

Imagine uma empresa na qual as principais informações usadas no dia a dia estão relacionadas a clientes, orçamentos e pedidos. Suas pastas e subdivisões seriam feitas da seguinte forma:

• clientes: subdividida em pastas de A a Z para que qualquer cadastro seja acessado facilmente a partir da letra inicial;

• orçamentos: a empresa pode optar por organizá-los apenas em duas pastas — convertidos e não convertidos. Dessa forma, fica mais fácil dar o destino adequado a cada um (follow up ou pós-venda);

• pedidos: nesse caso, é interessante subdividir em meses do ano. Assim, fica fácil contabilizar as vendas de determinado período.

Cada empresa vai criar uma estrutura diferente, de acordo com sua realidade. O que importa é que ela seja lógica, fazendo com que o usuário tenha facilidade para encontrar a informação desejada.

3. Nomeie corretamente o arquivo

Estabeleça um padrão para nomear todo arquivo e conscientize cada colaborador sobre a necessidade de seguir essa regra. Assim, quando o usuário digitar um dado na caixa de busca, o computador é capaz de localizar rapidamente o item que corresponde a essa informação.

O nome do documento pode conter um dado relevante, como data de emissão, identificação do cliente ou tipo de operação.

4. Use tags para facilitar a organização

Colocar toda informação importante no próprio nome do arquivo pode deixá-lo longo demais. Por isso, é recomendado estabelecer tags (abreviações) como parte da nomeação.