Podem até falar o contrário, mas o e-mail continua sendo a ferramenta fundamental na rotina operacional do mundo corporativo. WhatsApp e demais aplicações de mensagens instantâneas podem até dar um upno processo, mas o correio eletrônico ainda tem sido o validador principal de procedimentos profissionais.
Sendo assim, listamos por aqui o que não fazer nos e-mails de trabalho, um apanhado que reúne práticas (ruins) que atrapalham essa comunicação.
E-mais mal escritos ou bugados podem prejudicar não apenas o fluxo de mensagens – como até causar problemas de reputação para sua atuação no ramo.
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Cuidado com o tamanho das mensagens
A regra básica para uma comunicação por e-mail é a eficiência. É sempre importante ter em mente que trata-se de uma atividade de trabalho, onde geralmente o tempo é sempre corrido.
Nunca escreva e-mails longosde forma desnecessária. Concentre sua mensagem em poucos parágrafos e vá direto ao ponto.
Utilize da cordialidade e da formalidade exigidas, porém o quanto antes estipule o objetivo de sua comunicação.
Em situações que necessitem de um contexto mais amplo, julgue a possibilidade de, talvez, marcar um encontro pessoalmente. Se houver problemas relacionados à localização geográfica, estude uma ligação ou videoconferência.
Esses recursos são mais eficientes que um gigantesco e interminável e-mail.
Quem deve ser colocado em cópia no e-mail
Na estrutura hierárquica de uma companhia, em cada um dos seus setores, existe uma capilaridade imensa de cargos, funções, departamentos e chefias.
É fundamental saber exatamente quem deve, obrigatoriamente, ser copiado nas mensagens da rotina do trabalho. Muitas vezes, o campo Cc fica recheado de pessoas que pouco ou nada tem a ver com o fluxo da mensagem.
Essa situação proporciona dois quadros igualmente negativos: profissionais que têm a caixa de e-mail abarrotada de mensagens o dia todo, com um assunto o qual ela não tem atuação direta; ou, pior ainda, pessoas que acabam recebendo informação demais – às vezes até em instâncias confidenciais.
Use o “Responder a todos” com moderação
Em e-mails corporativos que vêm em grupo, a opção “Reply to All” (Responder a todos) tem uma funcionalidade extraordinária – sua eficiência é imediata e, ao mesmo tempo, resolve e comunica em larga escala.
No entanto, quando utilizado de forma incorreta, existe uma quebra no fluxo do e-mail e a importante mensagem corporativa pode ser convertida em um emaranhado de confusões e ruídos.
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Anotou tudo por aí. Agora você já sabe um pouco mais sobre o que não fazer nos e-mails de trabalho!
