Foto: Envato Elements
O plano operacional é a etapa mais detalhada do planejamento. Determina os elementos necessários para a realização do plano tático e deve ser seguido pelas áreas operacionais da empresa. Dentre as várias formas de se classificar os elementos do plano operacional, um dos mais comuns é conhecido pela sigla em inglês 5W2H, que significa:
1. What (O que)
Detalha o que deve ser feito, como os objetivos principais e os secundários. Fundamenta todo o projeto e as atividades que devem atender o planejamento tático. Se os objetivos não são detalhados, qualquer outra prática prevista no plano operacional pode ser inócua e sem sentido. Cada um pode ser forte e muito eficiente no desempenho do seu papel, mas, no final das contas, o barco não sai do lugar.
2. Why (Por que)
Explica as causas e os pressupostos do plano, dá o sentido e o significado do trabalho dentro de um processo maior. Com um propósito bem claro, os funcionários ficam motivados de forma intrínseca e se dedicam mais ao seu trabalho, pois passam a compreender melhor o valor do seu trabalho para o todo maior.
3. Who (Quem)
Designa nomes, responsáveis e envolvidos em cada etapa do processo, de preferência, justificando os motivos pelos quais é necessário o envolvimento de cada pessoa. Uma boa equipe é formada por talentos específicos para cada etapa do projeto ou atividade. A maior parte do sucesso de um projeto é a formação da equipe. Não é necessário reunir apenas talentos, mas sim pessoas comprometidas e que se complementam.
4. When (Quando)
Estabelece datas, prazos e períodos de tempo. Nenhum plano operacional faz sentido se não forem definidas datas para as metas e objetivos. Se cada meta for posicionada no tempo, é possível estabelecer controles intermediários para saber quais são as chances de se atingir os objetivos com sucesso.
5. Where (Onde)
Especifica não apenas onde as atividades serão realizadas, mas também quais recursos serão necessários, incluindo máquinas, equipamentos e outros utilitários. Estes dados são fundamentais para estabelecer o cronograma (quando) e o orçamento (quanto), pois envolve quantos recursos serão necessários e seu uso.
6. How (Como)
É o detalhamento das tarefas. Cada atividade é segmentada em níveis cada vez mais básicos, de acordo com o grau de compreensão do nível operacional que irá realizá-la. A partir dos objetivos operacionais, se definem as ações para atingi-los. Esta deve ser desmembrada em ações menores até chegar ao nível mínimo de compreensão por todos os envolvidos na execução do plano.
7. How much (Quanto)
É o orçamento do projeto, que reúne na forma de valores todos os números envolvidos no projeto, custos, despesas, investimentos, entre outros. Nesta etapa, se consolidam os custos gerais, como recursos, equipamentos, pessoas, terceiros e materiais.
Um bom plano operacional conta também com um levantamento dos possíveis riscos do projeto, incluindo as atividades que podem dar errado por algum motivo. Neste levantamento dos riscos, listamos as possíveis ameaças, as chances de elas acontecerem, o impacto que vão gerar, as medidas de redução do risco e as contingenciais.
Por fim, o plano operacional deve estabelecer os mecanismos de controle de sua execução, os itens que devem ser medidos para saber se foi executado com sucesso, assim como os pontos de controle intermediários. Sem os mecanismos de controle, não se pode mensurar o sucesso. Melhorar o desempenho da expedição é muito subjetivo, por exemplo, mas melhorar em 30% o desempenho da expedição fica bem mais claro.
Marcos Hashimoto é Professor do Mestrado Profissional em Administração de Empresas da Faculdade Campo Limpo Paulista e da Fundação Instituto de Administração (FIA), Consultor e Palestrante, doutor em Administração de Empresas pela EAESP/FGV (Escola de Administração de Empresas de São Paulo da Fundação Getúlio Vargas), autor do livro Lições de Empreendedorismo e do software SP Plan de planos de negócios. Seu site pessoal é www.marcoshashimoto.com
