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Com a grande quantidade de encontros e reuniões de negócios presentes na agenda de um executivo, é comum que, às vezes, algumas conversas produtivas pareçam não ter gerado resultados. A intensa rotina e a falta de tempo muitas vezes fazem com que o líder tenha que sair rapidamente de um compromisso diretamente para outro.
Nesse sentido, projetar e conduzir as reuniões com uma boa gestão do tempo pode contribuir para que elas sejam mais produtivas. Para isso, são fundamentais duas práticas:
1. Fazer anotações
Com a grande quantidade de tarefas do dia a dia de um líder, é importante guardar o que foi discutido de alguma forma que evite o esquecimento. Portanto, mesmo que possa parecer trabalhoso, fazer anotações durante a reunião é uma atividade essencial tanto para auxiliar as pessoas que estavam presentes a se recordar de tudo o que foi dito, como para informar aqueles que não estavam lá.
Experimente fazer notas claras e concisas sobre as conversas. O ideal é não transcrever tudo o que foi falado, mas sim os pontos-chave e as partes mais relevantes. Para ficar mais organizado, é interessante que o texto esteja distribuído por tópicos. Faça uma lista com as ações específicas que serão tomadas, por quem e até quando. Tente escrever e distribuir a toda equipe esse resumo em até 24 horas após a reunião, pois, assim, você evita esquecer algum trecho debatido e demonstra um caráter de urgência.
2. Realizar o follow up dos compromissos
Se você deseja que os compromissos que foram firmados sigam em frente, é necessário acompanhar se os encarregados estão dando sequência ao trabalho. Mesmo depois de uma reunião produtiva, às vezes, o projeto não seguiu em frente por falta de follow up. Por isso, é fundamental 'empurrar' o projeto para se certificar de que ele irá alcançar os objetivos. O acompanhamento consistente faz parte do trabalho de um líder.
Ao final de cada tópico em uma reunião, faça uma pausa para acordar os próximos passos e estabelecer compromissos específicos com os prazos bem claros. Permita que as pessoas saibam que é possivel negociar no momento em que assumirem os compromissos, especialmente com relação aos prazos. Atenção: tente não usar o 'até a próxima reunião' como o prazo estipulado para a entrega das tarefas acordadas. Deixe claro o que exatamente você espera de cada tarefa e que, se houver qualquer problema, você está disponível para discutir possíveis mudanças.
Leia também:
» A importância do networking para um empreendedor
» 7 ferramentas para aumentar a sua produtividade em 2016
1. Fazer anotações
Com a grande quantidade de tarefas do dia a dia de um líder, é importante guardar o que foi discutido de alguma forma que evite o esquecimento. Portanto, mesmo que possa parecer trabalhoso, fazer anotações durante a reunião é uma atividade essencial tanto para auxiliar as pessoas que estavam presentes a se recordar de tudo o que foi dito, como para informar aqueles que não estavam lá.
Experimente fazer notas claras e concisas sobre as conversas. O ideal é não transcrever tudo o que foi falado, mas sim os pontos-chave e as partes mais relevantes. Para ficar mais organizado, é interessante que o texto esteja distribuído por tópicos. Faça uma lista com as ações específicas que serão tomadas, por quem e até quando. Tente escrever e distribuir a toda equipe esse resumo em até 24 horas após a reunião, pois, assim, você evita esquecer algum trecho debatido e demonstra um caráter de urgência.
2. Realizar o follow up dos compromissos
Se você deseja que os compromissos que foram firmados sigam em frente, é necessário acompanhar se os encarregados estão dando sequência ao trabalho. Mesmo depois de uma reunião produtiva, às vezes, o projeto não seguiu em frente por falta de follow up. Por isso, é fundamental 'empurrar' o projeto para se certificar de que ele irá alcançar os objetivos. O acompanhamento consistente faz parte do trabalho de um líder.
Ao final de cada tópico em uma reunião, faça uma pausa para acordar os próximos passos e estabelecer compromissos específicos com os prazos bem claros. Permita que as pessoas saibam que é possivel negociar no momento em que assumirem os compromissos, especialmente com relação aos prazos. Atenção: tente não usar o 'até a próxima reunião' como o prazo estipulado para a entrega das tarefas acordadas. Deixe claro o que exatamente você espera de cada tarefa e que, se houver qualquer problema, você está disponível para discutir possíveis mudanças.
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