A partir de julho de 2018, a implementação do E-social para pequenas empresas passou a ser obrigatória. Apesar disso, quase 30% das micro e pequenas empresas não estão preparadas para o E-social — o que pode gerar multa de até R$ 233 mil. São quase 3 milhões de negócios que precisarão fazer a adesão ao processo, tornando o conhecimento sobre ele ainda mais importante.
O objetivo deste artigo é orientar sobre essa transição, tendo como base o período de adaptação, o funcionamento do ambiente do E-social e outros detalhes. Confira!
O E-social
Antes de falar sobre a obrigatoriedade e o calendário de implementação, é importante esclarecer o conceito do E-social. Este é um projeto criado pelo Governo Federal que visa a integração da Receita Federal, Ministério do Trabalho, Caixa Econômica, Previdência e INSS.
O sistema propõe a escrituração digital de obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. A ideia é diminuir a burocracia, eliminando a redundância de dados prestados pela empresa aos órgãos públicos, por exemplo.
Calendário de implementação
O E-social começou com uma implementação em grandes empresas, que receberam a obrigatoriedade em janeiro de 2018.
No caso do pequeno negócio, o calendário compreende as seguintes etapas:
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julho de 2018: cadastramento de dados do empregador;
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setembro de 2018: inserção de dados do trabalhador e vínculo com a empresa em questão;
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novembro de 2018: folha de pagamento;
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janeiro de 2019: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada, bem como dados de segurança e saúde do trabalhador.
Funcionamento do ambiente do E-social
A obrigatoriedade do uso do E-social não significa um alto custo extra à organização. Isso porque o ambiente simplificado não exige um sistema próprio do empregador. Há um portal na web onde os dados poderão ser inseridos diretamente. Só é preciso se cadastrar no site e gerar um código de acesso.
Vale lembrar que não há necessidade de certificado digital para a inserção no sistema quando a empresa tem apenas um empregado, como é o caso de muitos MEIs.
Principais consequências do descumprimento da lei
Não existe uma multa específica para o não estabelecimento do E-social. Mas o empresário precisa ficar atento, pois o não cumprimento da inserção no sistema pode gerar acúmulo de dados não inseridos, o que leva à taxação.
Só para elucidar melhor a questão: o não registro do trabalhador pode gerar multa de R$ 402,53 a R$ 805,06. Já o cadastro desatualizado significa um montante de R$ 201,27 a R$ 402,54 por empregado. A taxação de ausência de registro de exames médicos, por sua vez, varia entre R$ 402,53 e R$ 4.025,33.
A Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) também entra na lista de obrigatoriedades e precisa ser entregue até o primeiro dia útil após a data do acidente. A multa para quem não entrega os dados sobre o afastamento pode chegar a mais de R$ 233 mil.
É preciso ressaltar que também há multa sobre a colocação incorreta de dados da folha de pagamento, FGTS e a não inserção de admissão de um novo colaborador.
O conjunto dessas regras tem trazido algumas dificuldades para o empresário. Entre elas estão a necessidade de um sistema mais robusto que reúna todos os dados para a posterior inserção no E-Social. Muitas vezes também é preciso contratar um profissional para organizar as informações.
Isso faz com que o planejamento do E-social para pequenas empresas seja essencial, a fim de evitar penalidades. Aliás, a adoção do sistema veio justamente para desburocratizar a colocação de dados, reunindo todo tipo de informação em uma única plataforma.
