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Reuniões são fundamentais para definir temas relevantes para o desenvolvimento de uma empresa. O encontro, no entanto, não é apreciado por todos os profissionais do mercado. Muitos funcionários classificam a conversa como improdutiva ou perda de tempo – provavelmente porque o local onde trabalham não estão fazendo as reuniões como deveriam.
Tempo e número de temas apresentados não são sinônimos de eficiência; e uma reunião não precisa ser chata e se transformar na pior atividade do dia. Para o encontro ser realmente efetivo, é preciso seguir alguns passos:
PLANEJAMENTO
Uma reunião precisa ter motivo para acontecer e um objetivo para ser atingido. Caso contrário, não é necessário realizar o encontro: se funcionários se reúnem para discutir assuntos que não têm ligação com suas funções, certamente enxergarão a conversa como perda de tempo.
PARTICIPANTES
Não são todos os assuntos que exigem a participação de todos os membros de uma equipe – é preciso definir bem os convidados, evitando chamar colaboradores que não estar a par do tema para não acharem o encontro desnecessário. Pense quem pode contribuir com a evolução dos projetos ou demandas a serem discutidos e convide apenas essas pessoas.
OBJETIVOS DEFINIDOS
Como reuniões sempre devem ter um objetivo, todos os participantes devem ir ao encontro com suas discussões, avisos e apontamentos já em mente, evitando atrasos na realização.
RUMO DA CONVERSA
Claramente, alguns assuntos externos podem aparecer ao longo das reuniões. No entanto, é preciso tomar cuidado para não atrapalharem o andamento do encontro: caso a conversa esteja tomando um rumo diferente do esperado, é preciso sugerir que a discussão seja concluída após o término da reunião.
CONDUTOR
O funcionário que for conduzir a reunião deve, além de ter conhecimento sobre o tema a ser discutido, ter a habilidade de levar a conversa adiante e concluir o encontro com resultados efetivos.
REGRAS
Regras como esperar a vez de se posicionar, respeitar a atuação dos colegas de trabalho e não chegar atrasado ao encontro são fundamentais para um bom andamento da reunião.
HORÁRIO
Reuniões precisam ter hora para começar e terminar – afinal, influenciam nas atividades programadas da equipe. Por isso, não adianta marcar o encontro na agenda de um funcionário sem horário de término, a atitude só estimula a interpretação errônea sobre os encontros presenciais.
Durante o encerramento, os temas discutidos devem ser elencados, a fim de descobrir se o objetivo do encontro foi alcançado. A partir das definições, já é possível adiantar os temas dos próximos encontros para que já possam se preparar e se organizar.
